[職場] 秘書是公司的靈魂人物
秘書是公司的靈魂人物
撰文：李曉婷
「陳董，您上午八點要開股東大會，中午十二點與王董有飯局，晚上八點要出席慈善
大會，明天一早要南部視察工廠進度……」
「您好，這裡是董事長室，我是Miss吳，董事長現在不方便接聽電話，請您留下大名
和電話，我會為您轉達。」
「Miss王，麻煩你準備明天開會的資料，順便幫我買一張到美國的機票……」
這些對話您是不是似曾聽過？沒錯，這就是秘書與老闆的工作對話。
比別人多一顆心
曾擔任5年華航空姐，後來轉戰立法委員服務處、昌磊電子、進口葡萄酒商、另類國
際科技……等企業，擁有多年秘書經驗，現職另類國際科技人事經理、董事長暨總經理特
助的沈小姐，慶幸早早發覺自己喜好與人接觸的個性，讓她選對了跑道。
利用工作之餘多參加相關社團活動，是沈小姐給秘書們的建議。她說：「藉由參加秘
協妳將發現，女人＋女人＝助力；因為女人的纖細特質，永遠比男人多一顆心。」因此只
要熱心、肯學習，絕對能在秘書工作上得心應手。
如何才能成為稱職的優質秘書？「細心、虛心、肯放下身段，」她說，「同時要夠機
靈、反應快、擁有無可取代性，與老闆建立『朋友』的關係。」此外，電腦技能、檔案管
理、溝通技巧等專業知識亦需樣樣具備，態度謙恭、手腳明快、身段柔軟、守口如瓶、察
言觀色等條件也不可或缺。
隨機應變從容以對
而「危機處理」也是秘書不可或缺的能力之一。每個秘書都會碰到一些突發狀況，常
常一個緊急會議或約會，就將原本規劃好的行程全部打亂，這時秘書就得發揮應變能力，
分辨事情孰輕孰重，並在最短的時間內整合完畢、做出決策。她說，一定要用心再用心，
細密再細密，搶先思考到問題的其他層面。
沈小姐畢業於銀行保險科，與高科技產業沒什麼關連，她如何成為老闆不可或缺的左
右手？「其實任何學歷背景都不會構成阻礙，只要有心。」沈小姐建議，可善用公司資源
，多向各部門索取相關資料自我充實，參加公司內部訓練或在職訓練、甚至主動幫同仁解
決問題……，都是快速進入狀況、熟悉公司產業的方法。另外，她提出一個成功小撇步：
平常多看新聞、並反思若事件發生在公司身上，應如何處理？「這樣可加強自我反應能力
。」她說。
溝通技巧是看家本領
十分注重「前置作業」的沈小姐，永遠比老闆早到、晚走；每天都是以熱騰騰的早餐
迎接老闆到來。她說：「與老闆相處就像對待朋友，要關心他所有生活小細節，隨時幫他
打點妥當；雙方常做良性溝通，絕對有益無害。」
「很慶幸在華航當空姐時，為溝通技巧打下良好基礎。」這項訓練為沈惠芬與同仁間
的互動關係加分不少，也讓她成為老闆不可或缺的工作夥伴。而遇到客戶有不合理的要求
時，除了必須替老闆委婉拒絕，更要抱持一笑置之的心態，「秘書有時候也像演員。」她
說。
「秘書最大的成就感來自於，成為上司與部屬間溝通的橋樑、並為公司不斷帶來新氣
息。」而對於嚮往秘書一職的後進，沈惠芬以多年的體會建議：要不恥下問、不斷學習、
多看外面的世界、擁有不怕失敗的服務熱忱。「看得越多，所得到的激勵也越多。」
BY Career 就業情報
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