[心得] 如何辦研討會？籌辦的作業流程
【如何辦研討會？】02. 研討會籌辦的作業流程
本篇文章用幾個大項，說明籌辦一場研討會，一般來說會有哪些準備項目，依照時間順序
羅列如下，下面是幾個大方向，內部細節的部份我化做Action Plan，做了一張「範例」
，列在本文的最下方，你們可以更一目了然，每個大的準備項目下，化為細節動作會有哪
些事情要做，以及每件事情所壓的時程，方便各位在準備你們的活動時，抓時程參考用喔
。
如果最下方所示的Action Plan礙於解析度看不清楚的話，可以到「下載專區」去
Download Excel表。對了，下面幾個準備大的準備方向，有關各項目想了解更深的部分，
想知道的話，我另外開其他篇幅文章來說明。(新年快樂~~)
一、Kick off meeting for活動目的與需求：
研討會的籌辦，最優先要做的第一件事情，就是弄清楚這次活動的目的與需求。
辦這次的活動，想要達到什麼目的？確認你的目標聽眾 (Target Audience)、活動目標多
少人 (規模要多大)、舉辦的時間要多久 (半天？整天？連續幾天？)，有無同時間分場的
需求 (同一場地但分兩個不同主題/系列的場次)？現場有展示品嗎？通常這些資訊會是在
你們內部開第一次會議的時候，決定這些資訊，而這些資訊是初步的，有個大致的輪廓。
二、找場地：
在確認完這些資訊後，最急迫要去執行的事情就是找場地，辦研討會的場地就像找結婚場
地一樣，都要事先預定，你喜歡的還不一定訂得到，往往礙於其他公司行號或個人所需，
搶先你一步訂定，甚至給了訂金，尤其是你覺得理想的場地，別人也這麼覺得，因此場地
的訂定最需要搶時間，訂下來後，就可以接著後續所有相關事宜的準備。對我來說，場地
是辦研討會最需立即執行的項目。
這也就是為什麼一開始我提到，要弄清楚活動的目的與需求，這樣你在找尋場地的時候，
才會有目標與範圍，幫助你快速導航到你想要的幾個場地選項。有關找場地的注意事項，
我留待在談論場地那篇 (應該就是下一篇) 來細談。
三、撰寫活動企劃書
活動企劃書通常不會在一開始就寫完整，往往要經過好幾版的修改後才會逐步完整許多。
因為許多的資訊都還在蒐集與確認的過程，一但確認下來，才會將之更新。但這裡要提到
的是，場地訂定下來後，就可以著手第一版 (初版) 的企劃書，初版的內容至少要有這些
：活動目的、目標、(大方向/未定的)研討會主題、目標聽眾 (TA)、活動日期與地點、議
程是半天？整天？連續幾天？議程分幾段、每段幾分鐘，議程表可以先劃出來，填上「預
計/草擬」的講題方向與欲邀請的講師，現場預計會展示的展品。
再來就是放上Project control用的時程表，也就是這場活動的Action Plan，以表的方式
寫明接下來哪些事情要Follow，誰要負責哪些事項、何時得完成的時間表。讓讀這份活動
企劃書的人(項目的負責人/講師們)知道自己什麼時候該交東西給你，也讓他們了解活動
的進程。
除了Action Plan之外，我還會在初版的企劃書中，放上廣宣計畫。針對這場活動，我在
哪些時間點、會有哪些素材，透過哪些管道 (Media/Channel) 來發布。
(閱讀全文) https://www.fufusee.com/blog/seminar-action-plan?categoryId=47928
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