[閒聊] 【PMP專案管理】大器晚成的專案管理團隊

看板learnyf (自學自我學習)作者letsgo000 (小Q)時間13年前 (2013/01/28 13:56)推噓0(0推 0噓 0→)

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§大器晚成的專案管理團隊如何用最少的成本達到最大的效果文／游慶培, PMP 從2008年冬天開始，造型師陳孫華與攝影師蘇益良為了視覺藝術的理想，吸引了一群創意人展開一場兩岸三地史無前例的美學運動。然而這個轟轟烈烈的舉動剛開始沒有任何經費，也沒有任何具體的規劃。陳孫華說：「當初就是義無反顧地去做，把理念與每位藝人的經紀人溝通。大部份藝人也都很贊同我們的理念。但其實當時這個活動的主題並不明確，也並不確定拍完之後要做什麼。」這樣一邊拍藝人，一邊找資源，且戰且走的狀態持續了近三年之久。 ◎專案管理團隊正式成軍與專案時程一直到2011年3月，陳孫華與他的經紀公司組成專案管理團隊，開始著手進行整體的規劃。三個月之後（2011年6 月）富邦文教基金會的公益贊助計畫正式與大人物結合，正名為「大人物慈善攝影展」。從這個時候開始，陳孫華的專案團隊與富邦文教基金會的專案管理團隊共同監控管理整個專案的品質、經費與進度。在這之後「大人物」專案有了突破性的進展。 ◎公益的理念與範疇富邦文教基金會對於整個「大人物慈善攝影展」的公益活動有四項基本的原則。首先是幫助對象的資格要定義明確。其次是財務必須清楚並公開。再者，務必建立公平公正公開的監督機制。最後，公益活動的所有過程以及結果要對社會有清楚明白的交待。這四項原則，等於清楚定義了整個專案的範疇。大人物專案最後定調為藝術與公益的結合，是因為富邦文教基金會所幫助的對象是青少年，陳孫華說：「富邦文教基金會所幫助的對象鎖定青少年，正好與大人物最初的想法吻合，因為每一位在台上的大人物都曾是小人物，而今天每一位小人物，只要努力，你都可以成為大人物。」陳孫華的專案團隊對於公益的定義也有四個標準：一、大家一起做，不製造明星。二、要對大眾募款捐款作公益，自己就先要有犧牲跟投入，不可徒具虛名。三、除了募款，在活動的精神層面對社會也要有啟發跟訴求。四、結果對於社會大眾有交待。陳孫華說：「首先，做公益活動，不是誰在幫誰，而是大家一起做。這樣的公益活動，成果才是屬於大家的，光芒不能聚焦在一個人身上。其次，自已要付出投入，不是搏取虛名。再者，如果希望大家來捐錢，除了募到足夠的款項，除了錢，整場活動對社會的啟發是什麼，物質跟精神面雙重具備，才是一個真正的公益活動所需要具備的標準。最後就是結果一定要公開，要讓所有願意幫助這個活動的人知道，您的愛心支持了哪些有夢想的年輕人，您的熱情又幫這個社會點亮了哪些光芒？」這四個標準與富邦文教四原則理念相同，自然形成專案的主要訴求。在財務管理方面，富邦文教剛好以一個公正客觀的角度來擔任財務管理的角色，陳孫華說：「富邦文教對於捐款的流程，非常嚴謹，在拍賣作品的流程他們參照佳士得公司的專業作法；對於小額捐款金錢的流向更有專責的會計監察流程，務必做到一絲不苟。在圓夢計畫提案選拔的流程中，為了做到公平公正公開，富邦文教基金會更敬邀諸位社會賢達來擔任評審，包括藝人張小燕、社會工作專業協會理事長鄭麗珍教授、荒野保護協會榮譽理事長李偉文醫生及科博館館長孫維新教授等。」 ◎最少的成本達到最大的效果藝術文創的專案與工程科技類的專案最大的不同在於：藝術的價值無法用市場的標準來衡量。抽象的創意，也無法用有形的資產來比擬。要如何評估大人物慈善攝影展的成本與價值？我們試著用市場行情來推算：三年來72位專業創意工作者的投入，譬如請一位化妝師，一天8小時要2萬元酬勞。造型師設計一套造型以3萬計價。如果這樣的算法太複雜，我們以每張海報等同於一張唱片封面，每張封面成本20萬，40張等於800萬。再加上每張海報輸出以5萬元計算，共需200萬的成本。而在展出當天，ATT Showbox 百坪場租一天租金18萬，展期30天共計需要540萬。這樣拉拉雜雜算下來，最少也超過了千萬。這其中還不包括媒體的長期追踪報導，以及藝人的酬勞。而最初陳孫華的專案管理團隊在幾乎零預算的條件下，他們是怎麼辦到的？投入之外，展覽場地ATT Showbox的老闆不但沒有收我們的場地費用，最後還捐了40萬元。而小燕姐是最早幫我們在節目中免費宣傳，而且身體力行參與我們的拍攝工作。輸出費用則由 Canon贊助......。我最最感謝的是蘋果日報基於鼓勵藝術創作以及宣揚社會公益的前提，不計成本，動員了數十位夥伴，對這個活動的長期追蹤報導。」就是有這麼多像天使般的善心人士，讓大人物能用最少的成本達到最大的效果。而這種因理想熱忱結合所引發的影響力，更不是金錢所能衡量的。 ◎利害關係人的溝通大人物專案中至少包括以下五種利害關係人： 1.創作團隊（包括造型師、攝影師、化妝師、髮形師、後製修圖......等。) 2.藝人的經紀公司 3.社會大眾 4.富邦文教基金會管理團隊 5.贊助廠商以下將聚焦在專案團隊接手後，針對社會大眾的宣傳工作，並說明專案團隊在媒體整合行銷方面的手法，因為這也是大人物之所以成功的重要因素之一。陳孫華表示，在專案團隊成軍後，在溝通方面有四個重點工作： 1.除了必須針對每個藝人的特質，發想創意，還要把每個作品的創意，具體的書面化（文字跟照片的具體提案）。一來是讓所有參與的工作人員了解，我要做什麼？另一方面，也用這份提案讓藝人經紀公司及藝人了解並參與討論，我即將要進行什麼樣的創意表演。 2.必須在活動的每個階段對媒體清楚表達，也就是先研擬好每個階段的事件發稿，讓願意熱心報導的媒體，在每個階段清楚的替我們表達：我們要做什麼？我們希望社會大眾參與什麼？我們希望社會大眾幫助我們什麼？這個必須你自己先整理好，把每個階段希望說的故事先想好，媒體才能幫你精準地說出每個階段希望讓社會大眾知道的故事。 3.協調與富邦文教基金會方面的合作模式，擔任「一群熱血的天馬行空創意人」與「嚴謹的公益專案管理者」之間的橋樑。 4.雖然都是無償的熱情贊助，但還是希望能盡量做到在形象上回饋贊助商，讓整件事情更圓滿。在與大眾溝通方面，專案團隊清楚地規劃出三個行銷重點： 1.清楚定位「大人物」是兩岸三地有史以來動員最大的美學運動。 2.明確傳達內部更深刻的精神意涵：這些大人物都曾經是小人物，明天你也可以成為大人物。 3.期望能募到足夠的款項，讓富邦文教基金會能幫助更多年輕人圓夢。專案團隊的媒體策略為：尋求一個最有公信力、且認同這個活動的主力媒體夥伴，做活動的詳細追蹤報導，會比散亂的發稿更好。陳孫華認為，整個大人物的成功，蘋果日報的深入系列報導絕對是最重要的關鍵。大人物裡面很多明星，他們經常出現在諸媒體的娛樂版面，但我們都知道的娛樂版面，它很璀璨光鮮，但往往文字很少，單靠一兩百字的描述又怎麼能把這個公益活動的精神面說清楚？在這件事情上，陳孫華用一路戴著鋼盔往前衝的態度，找上了蘋果日報。他說：「蘋果日報時尚中心執行副總編輯吳玉愛，她也是一個熱情的人，『撥亂反正，永不嫌遲！』」更是她的人生座右銘，吳玉愛看到這群在一開始只有熱情的創意瘋子，在確認他們的動機並了解富邦文教基金會的操作品質後，大力伸出援手，長期用最完整的版面，不但報導創意，更詳細說明這個活動的訴求跟內容。」尋找到了主力媒體夥伴，專案團隊還要準備每篇報導的重點，陳孫華說：「把要傳達給大眾的訴求，透過台灣最大的媒體平台，告訴大眾。我們必須假設每個看見這個資訊的人，都是第一次看見。所以每次的報導都要兼顧創意與活動精神，這件事情，如果不是一個很愛台灣社會的媒體、如果不是一個對公眾有慈善熱情的良心媒體，又怎麼可能做得到呢？」為了更具體展現這個活動的精神，讓來看展的民眾，也能深入了解活動的意義；也讓同樣熱情，但因為經濟能力有限而無法參與競標作品的民眾，也能發揮愛心，專案團隊特地製作了「大人物慈善攝影展紀念特刊」，只要現場觀眾捐款超過888元，就送一本。特刊裡面除了展現了所有的作品，更記載了活動的理念、七位參與者的逐夢故事、即將要幫助的單位，圓夢的故事、未來要申請專案補助的詳細辦法。「曾有一對老夫婦看到了媒體報導，開展第一天就起個大早來到展場，當場就捐出4800元，而且不願拿特刊。希望把限量發行的特刊省下來，留給主辦單位去募更多的款項。因為他們說，他們看了媒體的報導，深受感動。」陳孫華回憶說。除了媒體之外，專案團隊的另一個重要工作就是規劃宣傳活動。專案團隊每周都要規劃一個活動。而專案進行的每一個階段要做什麼，目的是什麼，如何操作，都要有詳細的規劃。當然，這也需要專案團隊對媒體生態的充分了解，以及豐富的實戰經驗，才能達到最好的效果。 ◎變動中的風險在整個專案過程中，最困難的反而不是成本，也不是時程或溝通（因為以上這些都在不停地滾動式修正，並逐步完善）。陳孫華認為，因為整個專案時程前後有三年的時間，這三年間，整個專案的範疇從模糊到逐漸明朗，方向也有些許修正。其中最困難的是在時空背影有所改變下，如何把前中後期的作品整合起來。陳孫華說：「三年前拍的與三年後的作品，它的調性以及內容是有差異的，如何統一調性？如何把藝人、作品與幫助青少年的公益活動結合，這在過程中更是考驗創意團隊的一大難題。」除了作品因時空背景改變所帶來的風險之外，臨時退卻的贊助者（如前文提及的香港機票自掏腰包事件。）也是這個專案曾遇到的風險。 ◎在刀口上的採購從早期自掏腰包慘淡經營，到後來富邦文教基金會的加入，不但贊助三百萬，更對所有款項有專業且嚴格的控管，因為是公益活動，所以務必讓所有的支出都是必要且不浪費的。陳孫華說：「不同於專案早期，專案管理團隊成立之後，隨時要管制創意人的失控。因為自富邦文教基金會加入後，每分錢都要花在刀口上。也因為如此，整個專案才能在期限內，達到所訂的目標。」大人物慈善攝影展，在創作團隊與富邦文教基金會的共同努力下，最後共募得906萬，並將這些款項全部用於公益，達成率100％。（詳情請參考後面兩篇文章。）這都要歸功於專案管理團隊的加入，在自由浪漫的藝術創作氣氛下，用理性科學的方式加以規劃整理，組織並結案，為這藝術結合公益的美學運動畫下完美的句點。更多經理人的故事 http://ppt.cc/CZG0 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 211.75.90.66