[閒聊] 職場上，遇到這個現象該怎麼辦?

看板CareerLady (職場女性)作者peggy317 (阿蝶)時間13年前 (2012/05/31 22:18)推噓2(2推 0噓 18→)

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好不容易找到一份離家近，上下班時間也固定的公司，擔任業助的職務本來希望可以好好的待著做個幾年卻沒想到過了一段時間發現問題... 1.任職那一天，交接的同事已經離職了，幸好電腦還保留一些她記錄的工作內容但是每項工作要做注意的眉角並沒有記錄在上面所以我常常做事做到一半，甚至已經做完了，才被同事告知有些地方做錯公司使用的系統是EPR，我的工作流程基本上是：接到客人PO-->製作報價單-->訂單-->等貨出之後，開出貨通知單 -->轉成銷貨單-->開結帳單+發票-->收到貨款開收款單才算完成訂單流程如果是外銷的話就還要將出口報關等運費，做預付憑單先預付給forwarder 等收到發票後再開應付憑單去沖帳每一張憑單中間都要上傳給上級確認審核，有時候時間會拖很久假如我有一個地方做錯了，而那個做錯的部份是無法直接修改的話我就必須要將單據整個作廢，要是已經做到後面的單據才發現錯的話就必須要從頭開始重作再一張一張重新跑流程有的時候那個時效性已經超過一天了而且也會造成相關人士的困擾我沒有人可以問，所以我只好自己看以前業助做的邊做邊寫筆記之前還曾碰到上一位業助做錯了，連帶我做的也跟著錯了...(因為我只能參考她的來做) 就被會計罵到臭頭可是我真的沒有人可以問~完全不曉得該怎麼辦~ 2.業務非常天兵我們家業務常常外跑，所以我就負責在家幫業務做訂單流程但是有一位業務非常天兵，我不知道該怎麼說她... 常常要出貨都不會和我說曾經發生過明天要出貨，但是業務一直到下班前都沒提起這件事還是倉管提醒我才知道原來客人有下單給業務結果我是到出貨前還在跑前面單據的流程... 不然就是沒頭沒尾的突然問我銷貨單開了沒~我必須花很多時間和她確認她說的是什麼而且類似的事層出不窮有一個新客人下了單要出貨，她沒和我說，PO也沒給我，就突然問我發票開了沒? 後來查不到客戶名稱我才知道系統連客戶資料都沒有建只好又在出貨前一刻趕快請客戶回傳基本資料~跑流程... 在我還沒任職前有大約半個月的空檔沒有業助她沒有按流程跑，訂單都沒KEY，貨就先出了結果人家支票都開過來，我們竟然都還沒開發票給人家所有的單據、發票都是等我到職後趕工一筆一筆補起來而且又很擔心遇到跨月份的...那更麻煩讓我訝異的是，系統沒有KEY任何訂單、銷單的單據，貨竟然可以先出而且沒有人發現有異狀，是後來我進公司補資料時會計才知道有這麼多資料沒齊 3.之前的業助沒有整理完整的出貨相關資料辦公桌上有擺幾本客戶或是廠商的資料夾但資料夾裡的出貨資料很少，明明應該有出一些貨了，資料卻少的可憐電腦也缺了一些文件有時候要參考過去出貨資訊時不太好找就只能花很多時間再去查資料，然後又很擔心找到的資料不是最新的~ 我現在每天上班都很累，雖然流程有幾度混亂，還不至於忙不過來可是精神疲勞轟炸的很嚴重，我要擔心流程是不是又缺了哪塊? 我想請大家給我一些建議~~不然我真的不曉得該如何是好囧 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 111.249.94.235

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fifi0828

05/31 22:28, , 1^F

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fifi0828

05/31 22:30, , 2^F

05/31 22:30, 2^F

那是系統內報價單轉訂單用的，和業務發給客人的報價單不一樣~ 業務和客人之間的E-MAIL都沒有習慣CC給我我和業務講過了，可是她們還是常常忘記 PO都是業務後來發給我的...這算是她們的壞習慣...

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reflashme

05/31 22:53, , 3^F

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這問題我之前有問過主管，但主管說業務目前暫時不缺，比較缺業助~ 我想可能是因為業務都不太會跑系統流程...我們公司的業務都這樣都給業助去做 ※ 編輯: peggy317 來自: 111.249.94.235 (05/31 23:02)

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