[分享] 四個關鍵字成為時間的主人

看板CareerPlan (生涯規劃)作者CAREhER (CAREhER)時間12年前 (2013/07/03 23:11)推噓0(0推 0噓 0→)

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http://careher.net/?p=5010 (插圖網頁版) 四個關鍵字：Manage, Focus, Avoid, Limit 我的法國室友 K 小姐今天一下班就猛抱怨她的老板：「明明辦公室裡有起碼十個人都在座位上，她每次都挑我戴著耳機打報告的時候叫我幫忙。她為什麼不找別人呢？我事情都快做不完了！」我們可以從兩個角度來分析她的問題：第一、時間總是不夠用，第二、同事或老板總喜歡拜託我幫忙，讓我的工作量不斷無限上綱。在工作中，我們多少會遇到這兩個問題其中之一。其實，這兩點是「時間管理」的一體兩面，處理事情的優先順序安排得不好，時間就永遠不夠用。《與成功有約》（原文書名 Seven Habits of Highly Effective People）曾被《富比士雜誌》譽為十大最有影響力的管理叢書，並且在出版廿三年後仍被《時代雜誌》評為廿五大最重要的商業書籍之一。作者史蒂芬‧科維在書中倡議的是一種需要長時間執行的「成功哲學」，從一個人內心的價值觀開始，調整處事的態度及方法，並逐步達到工作、家庭、及個人生活的成功。科維認為，時間管理，並不只是在行事曆上記錄行程而已，而是與一個人的處事價值有極大的關係。 // 首先找出自己的人生目標以及價值觀 // 科維認為，大部份商業書籍旨在鼓勵人們培養特定的性格，像是領導力、迅速的決策能力，但是這種「個性品格」（personality ethic）只是第二重要的成功要素。在他多年的研究中，科維發現許多企業人士的成功關鍵在於一個人是否有明確價值觀，他把一個人所堅守的價值觀稱為「內在品格」（character ethic）。個性固然重要，一個強勢的人可能做事更有效率，但是他的「內在品格」將決定其處事原則。例如希特勒強勢、追求高效率的作風讓他執政時所建造的高速公路到現在都是德國境內品質最好的道路之一，但是他的「內在品格」對猶太人趕盡殺絕，讓他也造成了歐洲歷史上莫大的傷痛。管理時間就像是拿著地圖在東京街頭問路，妳也許有很強的溝通能力和方向感，但是如果妳拿的是台北地圖，那麼不管妳怎麼問都不會問到目的地。溝通能力和方向感就像是「個性品格」，它能幫助我們更快地處理事情，但是明確的價值觀才是正確的東京地圖，「內在品格」幫助我們走上正確的道路。比如說，家庭是妳最重要的價值觀，那麼在工作和家庭發生衝突時，妳就能夠明快地下決定，讓家庭永遠不會被工作犧牲。「內在品格」能夠幫助妳堅守價值觀的一貫性，並在貫徹一段時間過後，身邊的同事、上司會看到妳處事態度上的轉變，跟著尊重妳的價值觀，而不會在下班前五分鐘硬是要妳幫忙，然後延誤妳陪家人的時間。回到文章開頭的例子，假設 K 小姐有很明確的「內在品格」，即工作效率大於一切，那麼她就不會老因為同事的要求而總是立即放下手邊的事情。時間一久，老闆和同事也會尊重她的處事態度，而減少要她即時幫忙的要求。 // 讓時間象限圖幫助妳有效地管理時間 // 現在妳找到了自己的「內在品格」，有了明確的處事態度，接下來就是列出事情的優先順序。科維以簡單的「時間象限圖」來幫助我們歸類手邊要做的事情： http://careher.net/wp-content/uploads/2013/04/chart.jpg

(時間象限圖) ◎第一象限 Manage 是重要又急迫的事情，考驗我們的判斷力以及反應速度。透過經驗的累積，能夠幫助我們在危急的時刻做出最好的決定。科維以 Manage 作為這個象限的處理態度，讓經驗幫助我們學習如何在最短的時間處理最緊迫的事情。這類事情包括： ‧ 需要立即處理的急事 ‧ 必須準時完成的工作 ‧ 車子被偷必須馬上報警 ◎第二象限 Focus 是重要但不緊急的事情，包括長期的工作計劃、提升生活品質的活動。如果我們能投入大部份時間在這一領域耕耘，規劃工作長程目標，避免所有事情都擠到最後一刻，那麼生活將會更有效率。這個象限的事情包括： ‧ 個人生涯歸劃 ‧ 職能發展、培訓 ‧ 與家人及伴侶的關係 Focus 為這個象限的處理態度。這個象限也是低效能管理者和高效能管理者的分水嶺，有效率的管理者把 80% 的精力投入這個象限的工作，讓自己不再被第一象限的急事逼成熱鍋上的螞蟻。 ◎第三象限 Avoid 是緊急但不重要的事情，它們表面上緊急，但其實不然。很多時候只是因為他人急迫的呼救，會讓我們也認為這件事情對我也很重要。這個象限的事情包括： ‧ 電話 ‧ 電子郵件 ‧ 不需要參加的會議 ‧ 突來的公司客戶科維以 Avoid 為這個象限的處理態度，對於突如其來的事情，我們要量力而為。 ◎第四象限Limit 是不緊急且不重要的事情，同時我們也常在這象限裡花上大把時間。因為第一象限和第三象限的事情往往讓我們忙的喘不過氣來，休息時，我們透過第四象限的活動來放鬆自己。有的活動能夠幫助我們成長，像是進修英語、閱讀時代雜誌掌握國際脈動；有的活動則是單純地殺時間，很容易讓人上癮，但也讓時間在分秒中不自覺地消失， Limit 為這個象限的處理態度。這個象限的事情包括： ‧ 逛網拍 ‧ 上臉書 ‧ 和同事八卦 ‧ 其他休閒活動 // 實例研究 // K小姐將如何解決時間問題呢？身為記者的她，她的「內在品格」是早日成為一位專業公正的新聞人，對新聞產業做更大的貢獻。從這個原則出發，在第三象限的事情出現時，K 以對事不對人的態度，只在時間真的許可的狀況下幫忙，或者禮貌性地告訴對方自己可能在一小時後有十分鐘可以幫忙，讓真正有時間的同事支援(Avoid)。同時為了增加效率，她每天早上固定用兩個小時的時間處理第一象限裡最緊急的事情(Manage)，剩下的時間她完全投入在第二象限的事情(工作、進修法律)，讓她擁有更多競爭能力(Focus)。第四象限的事情呢？她把它們留到通勤時間，讓自己在最短的時間獲得最大的放鬆(Limit)。科維的「內在品格」理論，只要妳抱著一路走來始終如一的態度，讓身邊的人尊重妳的處世原則，久而久之妳不再用為了別人的需求而打轉。而時間管理其實就像是收納的工夫，讓時間象限圖整理妳的處事優先順序，持之以恆，妳也可以作時間的主人。 https://www.facebook.com/Careher -- -- CAREhER 提供職場女性關心的內容，包括人物專訪、企業報導、樂活抒壓、職涯規劃相關活動、職場相關議題以及國際趨勢等。 https://www.facebook.com/Careher 我們的目標是：Career 提供職場女性更多選擇 Community 打造職場女性分享的平台 Change 激發職場女性的影響力 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 59.104.122.64