[心得] 該用或該換人事系統輔助人事管理作業？已刪文

看板HRM (人力資源HR)作者sallysun (sally)時間6年前 (2019/05/16 09:52)推噓0(0推 0噓 3→)

留言3則, 2人參與討論串1/1

目前台灣企業還有不少人資/人事朋友以人工方式進行人事作業有些朋友正考量以人資系統或人事薪資系統協助管理作業，卻不確定是否妥當因此分享本文，裡面提到一些評估面向，供參考正文如下: ------------------------------------ 對於企業來說，經營成本與經營績效往往是重要考量。過去拜訪客戶的經驗，常常發現許多客戶以人工作業（搭配Excel）處理所有出勤管理 Excel的整理、檢核，以及薪資計算的工作，每月、甚至每天花費不少時間處理相關作業。甚至有些客戶，即使採用了系統，仍然許多報表要人工，或是系統內分成許多模組，互相沒有連結，一個新進員工建檔輸入需要分許多地方輸入等。人事系統比較、評估工作對於企業人事或人資管裡單位來說，並不是簡單的工作。許多中小企業人事管理者，通常身兼多職，因此很習慣找朋友推薦人事系統，或聽過其他公司使用，因此也跟著採用。(台灣的企業，常見大概每一百人配置一個專職人資管理者，所以中小企業人資有不小比例並非全職）但是一套系統的使用、上線，成功的指標其實不是看系統有多少功能、廠商多出名，而是看企業內使用者是否能夠接受系統的操作與運作模式，以及系統是否真能減少重工、提昇內部的管理績效、並快速提供決策支援。舉個實際案例來說：有一個數百人連鎖零售、服務業客戶，因為導入ERP系統，使用了ERP 的HR管理模組來進行管理。但是經過了漫長的上線程序，最後卻因為操作不流暢，前端操作人員難以適應、痛苦指數飆高，就連後台管理者，也必須用許多人工作業來完成新人建檔、甚至產生報表等工作。因此，評估是否該用系統、或是否該換系統，都應該以現有工作是否能夠得到更好、更有效率的管理支援來考量，而非單純以省錢、或功能很多、很有名等因素來考量。建議可以從幾個面向來檢討： 1. 以100人以下公司為例，目前的經常性出勤管理、薪資計算、報表製作工作，每個月加總是否無法在1天內完成？（若是30人以下公司，則應該在2小時內） 2. 企業是否有成長的規劃？ 3. 查詢相關資料、製作各式管理報表、平均每件是否無法在短時間內（如5-10分鐘內）完成？ 4. 是否有不少員工經常在外工作、或主管經常出差，無法妥善的紀錄出勤或請假？ 5. 若已有系統，對於系統的功能、報表、操作以及因應法規修改的能力，管理者或一般員工是否經常無法滿意？ 6. 員工出勤異常是否得用人工審查？ 7. 發薪前是否常常要再重新驗算，或反覆檢查？ 8. 人事管理者是否經常異動（如一年內）？ 9. 有輪班、排班狀況，且班表會修改（需要修改異動紀錄）若以上問題有一半以上答案為「是」，應該及早開始規劃使用或更換人事薪資系統，若有超過八成以上答案為「是」，其實使用或更換人事薪資系統已經是蠻迫切的問題了。有一些公司HR會嘗試引進簡單的考勤機、或打卡APP，來記錄員工出勤，這通常是第一步，但是這些工具無法協助人事管理者判讀出勤異常，因此要改善整體的人力資源管理效能，幫助很有限，還是要有整體性的時程規劃，逐步導入合適的人事出勤薪資管理系統。目前薪資水平在整體物價膨脹的壓力下，只會逐年不斷攀升，對於企業來說，若都用人工方式來管理人力資源，成本也只會不斷攀升，並且面對外界競爭，將很難對於外界變化快速做出調整，未來將是智能化的時代，管理方式也應該要有更智能化的考量。原文：我們公司該用或該換人資/人事薪資系統了嗎？怎麼評估判斷呢？網址：https://blog.femashr.com/2018/07/blog-post.html -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 49.218.72.20 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/HRM/M.1557971579.A.7DF.html