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[請益] 開口合約履約管理

看板PublicServan (公職)作者 (......)時間9年前 (2016/06/29 22:07), 編輯推噓16(16推 0噓 18→)
留言34則, 11人參與, 最新討論串1/3 (看更多)
各位先進大家好 關於履約管理想跟大家討教 由於我們單位開口合約眾多 每月結帳案子高達20-30件 而每件月結案都要製作本月叫貨的明細表(由廠商自己製作) 我於去年12月報到，接近關帳 那時幫忙核對這些明細表與契約規格、單價是否相符，真的是要瘋了 一個案件要核對好久，而且每一個廠商的格式都不相同 如果廠商製作的明細表沒出錯那就好，案子往下一關送 但是廠商如果做錯(很常發生)，就是退回修正 修正完又必須核對一次 一來一往相當費時費力，沒有效率可言 今年開始由我接管 我講求效率，同樣的案件不希望看兩次， 所以結帳方式變成明細表我製作 然後寄給廠商核對確認 如果沒問題，用完印連同發票送過來結帳 評估其成效 1.製作表單時間比核對所需時間還少 2.製作表單單位內部先檢查一次金額，寄送給廠商再核對，等於開發票前雙重確認 3.廠商送來明細及發票後案子就直接往下一關送，不用堆在我這裡 目前執行起來沒甚麼太大問題，廠商也欣然接受，但就是一個前輩看不過去 他的論點認為 1.廠商都不用自己來對帳了 (我做的明細不就是對帳用嗎?) 2.明細表錯誤，廠商也沒核對，按價開發票事後若有金額上的差距單位要負責 (給明細讓廠商核對了，發票也自己開的，怪機關?) 3.這也是我的爆點，說我 圖利廠商！(這到底哪裡圖利?為什麼不是服務廠商?) 今天他跟廠商說要廠商自己做，大家都要分攤 今天他跟同事們說我假會，根本圖利廠商 我氣炸了，是我的問題嗎? 我讓案件滾得快，錯了嗎? 我也可以照舊，讓四月結帳的案子到六月還沒跑完，還請廠商不要開發票 到時候再來說管理不佳，執行進度落後...... 唉，我真的錯了嗎? 真的該由廠商製作，然後我們當老媽子在後面催催催嗎? -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 1.163.254.187 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1467209264.A.13C.html
推
06/29 22:10, , 1F
因為你勇於任事 會顯得前輩太混 這在行政機關是大忌
06/29 22:10, 1F
推
06/29 22:14, , 2F
由承辦人初審或是總控管 減少錯誤發生 給個推
06/29 22:14, 2F
推
06/29 22:18, , 3F
你是對的 我需要和你這種人一起做事
06/29 22:18, 3F
推
06/29 22:29, , 4F
推你認真負責～但做法不妥適,應建立廠商把事情做對的能力
06/29 22:29, 4F
推
06/29 22:30, , 5F
所以,若哪天錯了,責任在你身上,
06/29 22:30, 5F
→
06/29 22:31, , 6F
廠商直接就說... 阿都是誰誰誰算的,我就直接蓋章請款
06/29 22:31, 6F
→
06/29 22:31, , 7F
這樣是會養壞廠商的...對未來接手的人可能也是困擾！
06/29 22:31, 7F
推
06/29 22:31, , 8F
你開了先例 叫其他人怎麼混下去 公家機關的無奈
06/29 22:31, 8F
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06/29 22:32, , 9F
你可以思考更方便的SOP 或者是報表格式,讓廠商無腦使用
06/29 22:32, 9F
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06/29 22:32, , 10F
但不代表你覺得你做比較有效率,就攬起來自己做
06/29 22:32, 10F
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06/29 22:33, , 11F
您自己也發現到格式一人一個調,那應該先從這邊著手
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06/29 22:33, , 12F
直接把格式 xls 做好,全發出去,每人都是這種檔
06/29 22:33, 12F
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06/29 22:33, , 13F
推m大的說法...原po原意雖好,但不建議責任自己扛
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06/29 22:34, , 14F
沒用這個檔跑出來的,直接退件
06/29 22:34, 14F
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06/29 22:36, , 15F
要是有的廠商看你辛苦,塞了個茶水錢感謝你
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你若也覺得沒啥,就收下來,哪天有人掀?
06/29 22:36, 16F
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06/29 22:37, , 17F
總之,請從流程改善,而不是自己跳下來,搞清楚分際
06/29 22:37, 17F
推
06/29 22:39, , 18F
推認真,但可注意幾點,廠商是否偷偷在其中幾頁動手腳,合約
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06/29 22:39, , 19F
的經費概算或單價分析表是否本來就有編列請人製作明細表
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06/29 22:39, , 20F
的相關費用了
06/29 22:39, 20F
推
06/29 22:56, , 21F
只要自己扛得起責任，也沒害到同事，不用管同事說什麼
06/29 22:56, 21F
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06/29 22:59, , 22F
；但可考慮避免電郵往返或公文函送，以免出錯留把柄！
06/29 22:59, 22F
推
06/29 23:50, , 23F
我的作法會是表格給廠商 確保制式規格好審查
06/29 23:50, 23F
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06/29 23:51, , 24F
內容數據廠商先處理 審查退回時再給數據供參
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06/29 23:53, , 25F
廠商要就給他參考 備註[機關很窮不想被坑最好仔細核對]
06/29 23:53, 25F
推
06/30 06:34, , 26F
拍拍 公家機關就這樣 只怕責任會不會攬到自己身上 不在
06/30 06:34, 26F
→
06/30 06:34, , 27F
乎有沒有效率
06/30 06:34, 27F
推
06/30 06:37, , 28F
不過回到你的問題 誰做合約裡應該會有規定
06/30 06:37, 28F
推
06/30 07:09, , 29F
樓上沒發現,自己第三行,打了自己第一二行的臉???
06/30 07:09, 29F
推
06/30 08:11, , 30F
沒有 長官們的智慧我無法猜透啊
06/30 08:11, 30F
推
06/30 12:47, , 31F
公務員就是多做多錯 苦幹實幹撤職查辦
06/30 12:47, 31F
推
06/30 14:01, , 32F
先推一下
06/30 14:01, 32F
→
06/30 14:02, , 33F
我也是這樣做耶@@
06/30 14:02, 33F
推
06/30 14:04, , 34F
我前ㄧ手教我就是這樣做
06/30 14:04, 34F
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