Re: [職場] 秘書的工作細節how to do
看板CareerLady (職場女性)作者languege (starry★sky)時間14年前 (2011/08/06 21:21)推噓4(4推 0噓 1→)留言5則, 4人參與討論串2/5 (看更多)
※ 引述《peylong3910 (peylong)》之銘言：
: 這兩天我去應徵一間環境工程的秘書一職
: 面試的是公司裡的副總
: 副總跟我說 秘書 主要是處理董事長跟總經理交付的事務
: 還需要維護會議紀錄 組織章程 還有人事的部分
: 其中會需要 :訂機票 訂高鐵票 提醒董事長行程 或者是追蹤進度...等等
: 雖然我工作已經有兩三年了 但是我的工作環境都沒有秘書這一職
: 唯有對秘書的印象 就只從電視上得知的
: 當然我也爬過文了 無論是ptt 還是知識家
: 我比較想知道的是 工作上的"眉眉角角"
: EX:
: 1.定高鐵票 或機票的流程 是從網路還是旅行社
如推文，問問前人怎麼做的。
像我這邊老闆會說高鐵票不用事先訂，他去車站才買。
不過備好時刻表，老闆要時隨時問隨時都能應付。
個人經驗：我自己的iphone第一頁一定有放時刻表。
機票的話我們是找旅行社。
如果需要幫忙查時刻表的話，可以在工作時看看老闆大多搭哪幾家，
把那幾家的首頁先加到我的最愛。
老闆說要妳幫忙訂票時，也可以找同樣時段／行程的幾個給他挑選。
如果都不用的話，那就直接找旅行社幫忙。
個人經驗：老闆有時候出差行程變化很大，今天是A時段明天可能B時段。
所以準備好各時段給他挑比較不會讓他一直指示，造成時間成本的浪費。
另外我有訂機票一定會用EXCEL表記錄。
: 2.提醒行程是要提前多久講
看是什麼樣的行程？
個人經驗：我老闆的話，他自己行程常常是很突然的，部份其實我也掌握不太到。
但他有跟我說的，大概是抓前一天，或是該行程的一～二小時前提醒。
: 3.追蹤董事長要的事情進度 要作到甚麼程度
這個可能要等妳上任時才會知道@@
因為每個老闆會放給秘書的情報程度都不大一樣。
而且對上哪個主管、哪個部門、哪些情報，納期也都不大相同。
看事辦事。
: 4.如果有不懂的地方 ( 無論是工作流程還是細節 )要問誰?
: 因為秘書對上 直接就是董事長了 又沒有其他的秘書 那還可以問誰?
: 我總不能直接問董事長工作的東西 不然他聘我幹嘛
: 我也不方便直接問董事長: 你喜歡什麼? 嗜好什麼吧
: "可以的話 請各位當作秘書的大大 教教菜鳥秘書 "
: "實際上要怎麼處理 有沒有實例跟解決方法 謝謝 "
其實這個問題妳可以先問問副總，因為是他面試妳的。
順便打聽一下董事長的脾氣、習慣什麼的。
不過我想副總也很忙，所以就請他給妳個大方向。
剩下的可能要在工作過程中靠妳自己摸索，畢竟工作默契也需要時間培養。
再來是妳是第一個秘書嗎？
還是公司內有其它秘書呢？
如果有前任的人，這些在交接時都可以問，不要怕。
因為接下來是妳要做的事，能多問就多問。
如果有其它秘書，就再請教她們。
真的必要時，直接去問董事長其實也沒什麼不好。
至少可以嘗試問一次。
了解一下董事長對這些問題的反應。
久了妳自然就會了解他的喜好和個性。
一點小小的經驗，希望能幫上妳的忙。
加油^^
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 114.39.65.25
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08/06 21:32, , 1F
08/06 21:32, 1F
這裡畫表格有點麻煩..我用口述的^^
2011年我是統一用一個檔案管理。
在每個工作表(sheet)處，我會寫上幾月幾號目的地是哪裡。
格式欄位大概如下。
例：
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
日期 ｜班機號碼 ｜ 出發地 ｜ 目的地 ｜ 搭乘者 ｜ 備註欄 ｜
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
O月O日｜ XXOOO ｜ 高雄小港 ｜ 香港 ｜ O老闆 ｜ 來回or單程｜
(週幾)｜ ｜ 1233(時間)｜ 1533(時間)｜ ｜ 或其它註記｜
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－｜ ｜ 事項 ｜
O月O日｜ XXOOO ｜ 香港 ｜ 高雄小港 ｜ ｜ ｜
(週幾)｜ ｜ 時間 ｜ 時間 ｜ ｜ ｜
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
說明：訂機票通常是訂來回。
所以我會把來回行程打在一起。
搭乘者有時候老闆可能會指示順便幫別人訂，所以就有設計這一格。
而來回通常搭乘的人不會變動，所以我是用合併儲存格表示。
如果有變動再切割回兩欄。
備註欄，有時候可能不得已只是要坐單程，或有兩個人的行程有點變化。
大概寫一些行程需註記的內容。
我是習慣一個行程用一頁，之前也有想過其實格數不多，
要不要全部放同一頁，但個人覺得在工作表上註用比較好找。
所以維持用工作表註明的形式。
僅供參考^^
※ 編輯: languege 來自: 114.39.65.25 (08/06 22:10)
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秘書的特質，個人覺得某部份其實就是高級一點的行政助理吧OTZ
細心應該是不可或缺的(但其實我很粗線條...OTZ)
其它就是觀察力、協調力、進退應對要強吧..
因為其實有很多人會透過秘書想傳達事情給老闆。
如何安排老闆見誰、去哪裡、優先順序的拿捏、和主管之間的協調、
如何正確的傳達訊息給老闆等等都很重要。
最後就是有一張緊閉的嘴，跟在老闆身邊常有機會接觸其它人不知道的事。
ex.和主管間的開會內容或是牽扯到一些人事相關訊息。
什麼能說、什麼不能說、該說到哪，這個都要多加小心。
正因自己是跟在老闆身邊的人，有時候是代表老闆。
更加要注意自己的態度。
黑暗一點就是，和主管的關係不好、說錯話，就有可能會在你背後捅刀。
分享幾個比較黑暗的故事：
之前有同學做秘書時就是因為和某主管不好，在背後就說三道四...OTZ
再來就是有另一個同學去面試秘書時，曾被告誡「不要跟主管有曖昧」。
僅供參考^^"
※ 編輯: languege 來自: 114.39.65.25 (08/08 00:13)
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