PTT職涯區 / PublicServan (公職)

[心得] 官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿

看板PublicServan (公職)作者 (張居隱G-in)時間4年前 (2022/07/03 13:49), 4年前編輯推噓12(14推 2噓 47→)
留言63則, 24人參與, 最新討論串1/1
很多人進官方單位工作前，通常知道公務員要會寫公文， 但不一定知道還要處理請辦單、寫擬辦稿， 這次就來分享＜官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿＞， 希望減少你及長官不必要的工作量，就能準時下班、順利通過考核領到國民旅遊卡， 下班後刷卡好好享受人生： ※文字內容： 剛到台灣官方單位工作的你，面對大量需存查的公文，及需待回復的請辦單，知道要怎麼 寫擬辦稿，以利長官批核嗎？ 我曾在台灣官方單位工作，辦理不少公文及請辦單，就來說明一下。 一般擬辦稿寫法依案件性質，分成副知、分享訊息、通知開會及舉辦課程、調查索取資料 ，雖寫法及篇幅依案件性質有些不同，但完整架構大致分成： 一、第一段說明事由：說明誰通知因什麼原因，請我們在哪個時間點前，用哪種方式幫忙 處理什麼事情？ 二、第二段說明詳情：說明查證所知需注意的細節、注意事項，及高層長官建議辦理方向 、前案處理情形。 三、第三段說明規劃處理方式：像是報告收集到的會辦意見，建議怎麼處理，如主管同意 就會做什麼事情？ 寫好後以紙本交給長官批核時，建議用標籤貼紙、螢光筆，註明來函及附件，並於附件影 本畫重點、寫提示文字、畫圈標記，必要時畫流程圖，說明事件發生經過、接下來要注意 的事情，方便長官了解。 畢竟在官方單位工作，溝通以書面文字為主，所以懂如何寫擬辦稿，有助培養抓重點溝通 的能力！ -- 推 bug:菜蟲呼叫貓咪 01/23 13:11 推 cat:貓咪收到 有屁快放 01/23 13:11 推 bug:你現在在做什麼呀？ 01/23 13:12 推 cat:報告 看到新冠肺炎疫情，嚇到吃手手！ 01/23 13:12 推 bug:看 先仔細洗手，再來吃手手！ 01/23 13:13 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 101.0.234.182 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1656827363.A.740.html
→
07/03 13:51, 4年前 , 1F
最表的方式就是翻前案找類似案子參考 每個機關都有習慣
07/03 13:51, 1F
→
07/03 13:51, 4年前 , 2F
作法或用字 去多看前案比較準
07/03 13:51, 2F
一般來說是這樣，但如規定或表單格式大改，就不一定要參考價值了 如為常辦的業務，本人則是會整理辦理經驗、跟辦理相關業務的同事確認， 製作筆記及懶人包，省下翻前案的時間及心力
→
07/03 15:27, 4年前 , 3F
業務種類應該不只這些吧...
07/03 15:27, 3F
確實，這次所提為常見的業務
→
07/03 15:40, 4年前 , 4F
匯入di或封包可以解決你八成問題
07/03 15:40, 4F
那請辦單呢？ ※ 編輯: f14mp5 (101.0.234.182 臺灣), 07/03/2022 16:16:48
→
07/03 16:47, 4年前 , 5F
請辦單應該是你們家自已用的吧 我沒聽過這種公文 所以
07/03 16:47, 5F
→
07/03 16:47, 4年前 , 6F
每個機關都不一樣 你講的都要有時間教 事實上不是受訓
07/03 16:47, 6F
→
07/03 16:47, 4年前 , 7F
的那種調職 去最多花半天一天交接檔案文書 重要的講一
07/03 16:47, 7F
→
07/03 16:47, 4年前 , 8F
講 有問題在再問 更不可能逐項仔細的教 至少我是沒看過
07/03 16:47, 8F
確實，有些單位像是衛福部叫「請辦單」： https://www.mohw.gov.tw/dl-1034-443b2bb0-9123-4b80-86f3-ae5165d3e9bb.html 有些單位像是高雄市警察局叫「交辦單」： https://zh-tw.facebook.com/ShenMejiCengWoMenShiJingCha/posts/175021099332648
推
07/03 18:28, 4年前 , 9F
不用快速上手，可以學到65歲呢！
07/03 18:28, 9F
確實是這樣，只是面對成堆業務，快速上手會比較輕鬆
→
07/03 18:28, 4年前 , 10F
不要以為你自己的常見業務就是所有人的常見業務...
07/03 18:28, 10F
確實，同樣是官方單位工作，每個人負責的業務仍有些不同， 本人是從行政工作經驗整理
推
07/03 18:36, 4年前 , 11F
我覺得這個要用實際例子來帶比較好理解
07/03 18:36, 11F
→
07/03 18:37, 4年前 , 12F
多看幾件草稿，往往才能參透背後規則
07/03 18:37, 12F
可惜本人離職很久+遵守保密業務機密，不太方便拿實際案例， 但可確定同類型案件看多了，可整理出規則
→
07/03 19:07, 4年前 , 13F
你以為是對的 等換主管就會變錯的
07/03 19:07, 13F
→
07/03 19:09, 4年前 , 14F
公文能揣摩上意合老闆胃口就是好公文
07/03 19:09, 14F
也有可能，像是用哪個詞就是好問題
→
07/03 19:09, 4年前 , 15F
公文不過就溝通的形式嗎 考完試就不用太管格式的東西
07/03 19:09, 15F
→
07/03 19:10, 4年前 , 16F
符不符長官的口味才是重點 其他的意思有傳達到就好
07/03 19:10, 16F
→
07/03 19:11, 4年前 , 17F
怎麼感覺寫的超級說教 明明一堆就很基本的事情也可以寫
07/03 19:11, 17F
所以本人參考長官的建議調整
→
07/03 20:55, 4年前 , 18F
直接用前手的改最快
07/03 20:55, 18F
某方面是這樣沒錯，但如案件處理方式大改，就有得調整了
推
07/03 20:55, 4年前 , 19F
推樓上各位先進...要進入狀況 先把承辦公文全抓出來看一
07/03 20:55, 19F
→
07/03 20:56, 4年前 , 20F
便就比較可以進入狀況 你怎麼知道你依據公文規定處理 你
07/03 20:56, 20F
→
07/03 20:59, 4年前 , 21F
怎麼知道長官喜不喜歡 有的長官看到「奉」字就不爽　有的
07/03 20:59, 21F
→
07/03 20:59, 4年前 , 22F
長官看到主旨寫有關 寫超過三行以上就不開心 你寫這些跟
07/03 20:59, 22F
→
07/03 21:00, 4年前 , 23F
公文處理手冊寫的那些概念性的玩意有什麼不同嗎?要進入狀
07/03 21:00, 23F
→
07/03 21:01, 4年前 , 24F
況不如問同事 要寫公文就套di 封包看看有沒有脈絡可循!請
07/03 21:01, 24F
→
07/03 21:01, 4年前 , 25F
辦單?我們這邊是一堆交辦單啦 那還不是一樣要先看舊卷?
07/03 21:01, 25F
確實，舊案看多了仍可找得出規則，因此本人會整理並筆記以方便工作
推
07/03 21:01, 4年前 , 26F
還有什麼是官方單位？這版上的大部分都有政府單位的工作經
07/03 21:01, 26F
→
07/03 21:01, 4年前 , 27F
驗，有被折磨過的，都知道用以前的簽或稿改
07/03 21:01, 27F
好問題，這是本人為開發華文閱讀市場，調整出來的用詞
→
07/03 21:02, 4年前 , 28F
我初入公職我的副所長就直接跟我說了一句我到現在都還銘
07/03 21:02, 28F
→
07/03 21:03, 4年前 , 29F
記於心的話「詳讀來文 勤閱舊卷」 不管到什麼單位辦理什
07/03 21:03, 29F
→
07/03 21:03, 4年前 , 30F
麼事情 先把承辦業務的舊卷宗看過一遍 好過讀抽象指引
07/03 21:03, 30F
推i大遇到好長官，本人也是因為遇到好長官，所以整理心得分享以表示感謝
推
07/04 08:46, 4年前 , 31F
剛a一下ID社工版(sw_job)也發同一篇文章呢，感覺是在洗
07/04 08:46, 31F
→
07/04 08:46, 4年前 , 32F
文章呢，而且說實在話，公職不是你寫的那些文章就能馬上
07/04 08:46, 32F
→
07/04 08:46, 4年前 , 33F
上手的
07/04 08:46, 33F
畢竟現在有不少約聘雇公務員，有些人以前沒在官方單位工作過， 加上到職後需立即接辦業務，受訓機會偏少，因此分享工作經驗協助快速進入狀況
推
07/04 09:39, 4年前 , 34F
推10F
07/04 09:39, 34F
→
07/04 09:39, 4年前 , 35F
老實說這系列蠻...的
07/04 09:39, 35F
→
07/04 12:07, 4年前 , 36F
倒數第二段不太認同，有的長官不喜歡公文上用螢光筆標
07/04 12:07, 36F
→
07/04 12:07, 4年前 , 37F
示，畫了還會被唸...真的不是你的常識就是大家的常識
07/04 12:07, 37F
也是有可能，而我當初遇到的長官會要求這樣做， 加上看媒體報導前央行總裁彭淮南，上呈資料給高層官員時， 也會在資料畫重點、貼標籤，就以他為榜樣
推
07/04 12:18, 4年前 , 38F
對..."自創"(其實是學所謂大咖的範例)都會被打XX退文
07/04 12:18, 38F
推
07/04 12:28, 4年前 , 39F
我的主管很愛推翻前人的做法，做得很痛苦
07/04 12:28, 39F
→
07/04 14:32, 4年前 , 40F
理論跟實務完全不同…
07/04 14:32, 40F
推
07/04 22:24, 4年前 , 41F
換主管就不一樣了啦
07/04 22:24, 41F
→
07/04 23:43, 4年前 , 42F
嗯，沒什麼參考價值
07/04 23:43, 42F
→
07/05 06:38, 4年前 , 43F
拿前手來改 但新人被主管改很多正常 信任度不夠 同樣文
07/05 06:38, 43F
→
07/05 06:39, 4年前 , 44F
老鳥菜鳥 主管改的方式不同 然後換了新主管 又開始改
07/05 06:39, 44F
→
07/05 07:51, 4年前 , 45F
請辦單,擬辦稿是什麼？我待過兩個可以直接簽院的中央二
07/05 07:51, 45F
→
07/05 07:51, 4年前 , 46F
級機關，都沒看過耶XD
07/05 07:51, 46F
推
07/05 12:13, 4年前 , 47F
感覺是非公務員寫的
07/05 12:13, 47F
本人確實在官方單位，以約聘僱身分工作幾年
推
07/05 13:50, 4年前 , 48F
複製貼上有就好
07/05 13:50, 48F
噓
07/05 17:57, 4年前 , 49F
簽稿格式架構都沒說明就在第一段、第二段
07/05 17:57, 49F
→
07/05 17:59, 4年前 , 50F
簽就簽，簽才有擬辦，稿是要發文的，擬辦稿是什麼東
07/05 17:59, 50F
→
07/05 17:59, 4年前 , 51F
西
07/05 17:59, 51F
噓
07/06 07:48, 4年前 , 52F
這人就社工版為了衝
07/06 07:48, 52F
→
07/06 07:48, 4年前 , 53F
自己網站點閱洗廢文的 一開始貼了自己網站連結就閃 後
07/06 07:48, 53F
→
07/06 07:48, 4年前 , 54F
來被我們狂噓才意思意思貼點內文 前一陣子還狂回好幾
07/06 07:48, 54F
→
07/06 07:49, 4年前 , 55F
年前的文就為了貼自己網站連結騙點閱 如今本版回文「
07/06 07:49, 55F
→
07/06 07:49, 4年前 , 56F
熱烈」 我看他是要常駐不走了
07/06 07:49, 56F
只能說是我以前造的孽，認了， 現在也忙整理作品，不一定會常來發文
推
07/06 13:17, 4年前 , 57F
等你當主管，想怎麼改就怎麼改
07/06 13:17, 57F
推
07/06 18:58, 4年前 , 58F
當長官是棵樹嗎？無視長官要求的公文敘述模式是體驗退
07/06 18:58, 58F
→
07/06 18:58, 4年前 , 59F
文的最佳辦法
07/06 18:58, 59F
※ 編輯: f14mp5 (101.0.234.182 臺灣), 07/10/2022 16:50:02
推
07/16 08:45, , 60F
請辦單確實是衛福部體系的特例內規，不適合當通例講解
07/16 08:45, 60F
確實，本人以前只聽過請辦單，在這裡看到有人提到交辦單， 上網查了一下，內容跟請辦單有些像 ※ 編輯: f14mp5 (101.0.234.182 臺灣), 07/17/2022 16:12:46
→
07/18 07:35, , 61F
地方自治團體甚至沒有交辦單、請辦單，簡單來說這些內規表單
07/18 07:35, 61F
→
07/18 07:35, , 62F
不屬於通例。會強調通例，是因為公務生涯往往會轉換一個以上
07/18 07:35, 62F
→
07/18 07:35, , 63F
單位，您有遠見要做SOP ，就要先區分適用範圍。
07/18 07:35, 63F
‣ 更多 f14mp5 的文章
文章代碼(AID): #1YmItZT0 (PublicServan)
PublicServan 近期熱門文章
更多 近期熱門文章 >>
PTT職涯區 即時熱門文章
更多 即時熱門文章 >>
‣ 更多 f14mp5 的文章
文章代碼(AID): #1YmItZT0 (PublicServan)