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[閒談] 檔案管理時找不到電腦公文目錄裡某份紙本

看板PublicServan (公職)作者 (no)時間1年前 (2023/03/13 02:35), 編輯推噓8(8推 0噓 25→)
留言33則, 5人參與, 1年前最新討論串1/1
檔案管理中的紙本檔案，同樣是「物」，涉及保管，管理責任包含帳冊與實際相符。 這原理同樣應用在各類物品的帳目。不管是常見的辦公室財物、或某些倉庫中的數以百計 、千計的物品--例如在農委會的農倉內農作物的管理--的具體「財物」。 先前武職公務圈（軍方）裡才發生一件有人要負責的事：某單位遺失兩支槍機且事發後 一年才發現。由此而聯想： 一般認為檔案管理的管理難度還算普通。但是請教各位的看法：若是電腦公文目錄中有某 個早期公文或簽呈，但是並沒掃瞄成影像檔，需要調閱時要從資料夾中找到該紙本公文。 但是萬一怎麼找都找不到該紙本。這是要詢問的情況。依照管理人不同又分兩情形： 如果在同一人的職務任期內：比如說2020年該名檔管在其他事件中找到該公文給調閱者閱 覽；然後調閱者歸還給他查收；但是2023年另有人申請，他卻找不到該公文--找到與找不 到都發生在他任期內，那麼他怪不了別人，遺失責任由他負很明顯。 如果是前任檔管人員過世。隔陣子從他處調來本單位，被長官指派接任檔管的新進同仁， 上任後第二週遇到有調閱者申請調閱電腦公文目錄中某個紙本公文，這位新進檔管人員花 一星期將檔案室數百個（不管主題有關或無關的，全打開來找）資料卷宗夾裡的上萬件紙 本公文全翻遍，就是沒發現電腦公文目錄中顯示已存查的那份舊紙本公文。 就算要打電話問前手也做不到（過世只是假設，意思是沒得問）--這個「公文消失了」的 責任會是新手背鍋嗎？他無法證明到底是遺失在自己接任這一週內或不在這一週內（因為 接任當天大概也沒清點存查的舊紙本公文數目）..。 或是，檔案管理也有一絲「財物管理」領域的「移交清點」帳目上vs.實物數量的色彩？若 沒在接任當天清點清楚公文（電腦中的）名目與紙本實物相符，就是個不知哪天找不到實 物而出事的地雷？ 詢問版上對這個看起來有點棘手的議題，知曉相關規定與實務作法的網友們的意見。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 101.137.251.31 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1678646142.A.54C.html
推
03/13 09:01, 1年前 , 1F
不見就上簽 說明遺失原因 一般都說已銷毀 最後的辦
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03/13 09:01, 1年前 , 2F
法就是問檔管
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03/13 09:01, 1年前 , 3F
局
03/13 09:01, 3F
推
03/13 09:03, 1年前 , 4F
何況遺失的是民國幾年的檔案？
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03/13 09:04, 1年前 , 5F
檔案遺失頂多就懲處
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03/13 09:04, 1年前 , 6F
銷毀才有刑責
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推
03/13 12:22, 1年前 , 7F
認同一樓，主動發現，主動陳報，寫得越清楚越好，責
03/13 12:22, 7F
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03/13 12:22, 1年前 , 8F
任不在你
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03/13 12:29, 1年前 , 9F
你有陳報問題就不在於你 槍那個也這樣 不管原先保管人
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03/13 12:29, 1年前 , 10F
是不是同一人 在交接時或發現短少時就應該通報 如果都
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03/13 12:29, 1年前 , 11F
在前手任用你發現自然沒你的事
03/13 12:29, 11F
推
03/13 17:05, 1年前 , 12F
這讓我想到之前聽朋友講的故事，就一樣是被長官調
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03/13 17:05, 1年前 , 13F
去接檔管，結果發現前任好像將近一整年的公文都只
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03/13 17:05, 1年前 , 14F
點收，完全沒有去做後續的動作，全部像山一樣堆在
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03/13 17:05, 1年前 , 15F
檔案室的地板上，而且這個前任深受長官喜愛還是升
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03/13 17:05, 1年前 , 16F
上去...
03/13 17:05, 16F
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03/13 18:22, 1年前 , 17F
各位先進說得有理~但若單位沒安排點交而讓你直接上(前手
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03/13 18:22, 1年前 , 18F
已出缺一陣子)的情況 當事人自己要趕緊自行清點 才有先
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03/13 18:24, 1年前 , 19F
進們說的無責結果?但若被長官交待的其他檔管急事耽擱 而
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03/13 18:24, 1年前 , 20F
使得被調閱的事較快發生 而後才清查發現找不到文-這情況
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03/13 18:25, 1年前 , 21F
當事人就麻煩了(不適用先進們說的即早證明該文早已遺失)
03/13 18:25, 21F
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03/13 18:26, 1年前 , 22F
因為這時候就如正文說的 是否遺失在自己上任後這兩週?變
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03/13 18:27, 1年前 , 23F
得無法明確證明?
03/13 18:27, 23F
推
03/13 19:07, 1年前 , 24F
若你要用公務人員交代條例，要看有沒有符合第七條
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03/13 19:07, 1年前 , 25F
、第15條吧！但
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03/13 19:07, 1年前 , 26F
按照檔案法跟相關規定，清查後發現檔案遺失就是上
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03/13 19:07, 1年前 , 27F
簽陳。
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推
03/13 19:13, 1年前 , 28F
不然你就問檔管局，但應該得不到很清楚的答案。
03/13 19:13, 28F
推
03/13 19:24, 1年前 , 29F
你叫你朋友看找找看有沒有調閱單，看之前是不是有
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03/13 19:24, 1年前 , 30F
借調沒歸還或是
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看該份檔案是不是單位存查。
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推
03/13 19:31, 1年前 , 32F
另外，移交有移交的程序，若不符合程序，不可能算
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03/13 19:31, 1年前 , 33F
在你朋友身上。
03/13 19:31, 33F
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