[心得] 秘書工具書及心得經驗閒聊

看板Salary (工作職場)作者isingyeh ( )時間10年前 (2016/08/04 23:47)推噓5(5推 0噓 9→)

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※ [本文轉錄自 CareerLady 看板 #1Nes5OnI ] 作者: isingyeh ( ) 看板: CareerLady 標題: [閒聊] 秘書工具書及心得經驗閒聊時間: Thu Aug 4 23:37:57 2016 因為工作關係，所以看了很多工具書之前擔任過秘書，有時還會被唸哈哈結果沒當秘書後，才看到這本書....(有種覺得可惜的FU) 書名：日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課推薦給剛出社會想訓練敏銳度、當剛當秘書的版友 (資深秘書的話，應該就不需要了^^") 網誌有圖好讀版 http://goo.gl/s53ocO 文字版記得大學以前，看的課外讀物幾乎是文學小說之類的書，出了社會以後，文學類大幅降低，為了提升能力，看了很多工具書。今天想分享的是我當秘書一兩年後才出來的書，「日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課」內容很簡單有趣，其中看到一些小key point的時候，心裡會OS：原來是這樣阿~ 這本書是由專業資深執事所寫，也現場指導過執事日劇的拍片，像是<<推理要在晚餐後>>、<<黑執事>> 執事跟祕書其實有點雷同，就是輔助上司打理周邊的事務，工作可大可小，就看每個主管跟每個當秘書的人如何認定這本書主要是教大家如何培養敏銳的.... 也就是，查覺細微變化，對方不自覺散發出的訊息，去定義分析歸納觀察後所獲得的想法。最後再利用觀察分析的資訊，去預測將來的能力。這本書有些部份很簡單，有些部分則有些意想不到的小撇步或執事的有趣分享。會針對一個撇步，說明觀察力、分析力、假設力。最後再來個總結。以下先列出我覺得蠻有趣的幾點：(後面再寫心得) 1.訂周一或周五見面表示對方是認真的，約見面以10點、13點、15點、17點等時段安排。相反的，如果不是約前述時間，表示對方認為這次見面不是太重要。約X點30分表是這個約會可有可無。 2. 透過相片鍛鍊分析力跟假設力：在客戶名片上貼客戶照片，可以回想到客戶的特徵，藉此假設「下次如果怎樣怎樣的話，對方搞不好會很高興」 (希望客戶都跟阿部寬一樣又高又man~ 我願意貼一千張照片) 3. 透過具體案例拉近雙方認知：例如：同事會說要訂高級餐廳，找你討論，這時要舉出具體的餐廳名稱來確認。 4. 在送客的短短數秒之間，聽出對方的真心話因為客人離開時由於心態放輕鬆，容易說出真心話，所以可以事先想好要問甚麼。 5. 用不同方式詢問，了解對方背景跟思考模式 EX 主人想吃煎餃，不是只照做準備煎餃而已。可以從不同角度提問:「您上次請好友吃煎餃是甚麼時候」漸漸了解對方，提升假設能力心得：像是約時間這方面，我想台灣人很少會想到約半點不好，這是因為時間感覺較瑣碎的關係，我自己也沒有想過這麼多。但碰過約X點15分的秘書，當下感覺真的不舒服然後，關於名片管理，我想很多人應該會在與會後，在名片上做個甚麼記號，幫助下次回想。如果主管是大人物的話，他可能無法記住同桌的誰是誰(但大家都會記得他) 有時候，秘書要在旁邊小聲說：穿紅衣服的是XX小姐，上次在XX地方談過甚麼生意如果秘書事前有先記好長相，也就比較好辨認。當時我還沒想到要用照片來幫我記憶...，看到這本書才想到，對轟!!! 好歹也用個合照裡面的頭像... 甚至對方的特別喜好，有加註在名片，也可以幫助人際關係管理。但出差前，我會先幫主管整理好一份，很簡單的見面名單，名單上有與會者的名字、照片(因為見面的也都是有來頭的，搜尋的到)、基本資料、最近有甚麼相關新聞，這樣也讓主管在跟客人聊天時比較好開話題。但要小心不要姑狗錯了。這個方式也可以用在自己要面對客戶的場合。第三第五點也很有感覺~ 因為主管們通常是看大方向的人，所以交辦事項時可能比較抽象，這時如果用具體的方式詢問，在用不同角度閒聊一下，或許可以更切中主管要的重點。這是我現在也還在學習的部分，學習要怎麼拿捏閒聊、具體發問時間跟內容，當然在同一崗位越久，自然越了解主管要甚麼。在不知道的情況下，還是要多多發問、多聊一下。就算是同一公司，每個主管的做事方式態度也不一樣，如果會對應到其他主管，也要留心喜好。一方面，幫主管做好基本事務，一方面也是培養敏銳度。簡單的一例，像是我之前主管喝的茶很淡，但如果另一個主管來，就要將那位主管的茶泡濃一點。如果客人走了，發現某杯茶幾乎沒喝，要回想一下剛剛那位是誰，下次他來的時候，可以改變一下泡茶方式。我想到我之前有一次泡的茶，自認是金黃色，但主管一口都沒喝就去開會了。當時我覺得怪，所以就喝茶壺裡剩的茶(沒茶葉囉)，結果超澀的...，真是辛苦當時的阿公主管了哈哈這本書大多都是簡單的例子跟說明，但如何延伸運用，如何提高敏銳度，又是另一個層次。或許這本書沒特別提到如何具體應用，可以思考他所寫的思維，去運用在其他部分。如果是資深秘書，我想這本書或許沒甚麼必要去買，如果是剛出社會的朋友，倒是可以多多了解裡面的思維。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 114.44.107.45 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/CareerLady/M.1470325080.A.C52.html ※ 編輯: isingyeh (114.44.107.45), 08/04/2016 23:41:13 ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ※ 轉錄者: isingyeh (114.44.107.45), 08/04/2016 23:47:23 ※ 編輯: isingyeh (114.44.107.45), 08/04/2016 23:48:05