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[問題] 如何確保供應商收到我方所傳真的採購單?

看板Salary (工作職場)作者 (Sirius)時間7年前 (2018/08/13 21:44), 7年前編輯推噓13(14推 1噓 22→)
留言37則, 17人參與, 7年前最新討論串1/1
小弟目前在公司擔任採購一職 就公司當前的制度而言，下採購單給供應商的程序如下： 傳真採購單給供應商→廠商確認後會回傳該採購單給我方 如果有交期上的調整或其他狀況，一併會備註在上頭 目前合作的廠商中，大概有8~9成都會配合回傳 現在問題來了 假如在傳真的過程中，因為某些未知的狀況 導致供應商沒有收到我方所傳真的採購單 但採購方卻認為該單已經傳出去了 在如此的陰錯陽差之下 最終可能會有工廠無料可生產/影響生產排程等情形產生 畢竟有時候一天所傳出的採購單數量也不算少 若是一通一通打電話給對方詢問有沒有收到 總覺得這樣的做事方法很沒效率 所以在這邊特別想請教有採購經驗的前輩們 你們是如何確保供應商有收到採購單的呢? 或是有什麼方法可以管理這一塊呢? 謝謝 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 36.226.228.162 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1534167868.A.F8A.html ※ 編輯: wangche (36.226.228.162), 08/13/2018 21:46:33
推
08/13 21:58, 7年前 , 1F
通常會要求供應商幾天內要回傳(2~3天)，過期限後再電話
08/13 21:58, 1F
→
08/13 21:58, 7年前 , 2F
確認是不是沒有收到，大概抓一個禮拜內要收回所有發出去
08/13 21:58, 2F
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08/13 21:58, 7年前 , 3F
的新訂單，一個禮拜的作業應不影響工廠作業
08/13 21:58, 3F
推
08/13 22:43, 7年前 , 4F
通常傳了會在兩天後檢查是否都有收到，沒有就直接打過
08/13 22:43, 4F
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08/13 22:43, 7年前 , 5F
去請工廠當天回簽
08/13 22:43, 5F
推
08/13 23:00, 7年前 , 6F
傳真了要打電話確認還有mail掃描檔
08/13 23:00, 6F
推
08/13 23:38, 7年前 , 7F
傳真當下打電話或發mail
08/13 23:38, 7F
推
08/13 23:41, 7年前 , 8F
電話呀 才幾分鐘的功夫
08/13 23:41, 8F
推
08/14 00:17, 7年前 , 9F
真的急的事情或是關於錢的事情，多打通電話確認不為過
08/14 00:17, 9F
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08/14 00:17, 7年前 , 10F
吧
08/14 00:17, 10F
推
08/14 08:17, 7年前 , 11F
簽名回傳…
08/14 08:17, 11F
推
08/14 09:33, 7年前 , 12F
最基本也是要通電話(or加上mail)做確認
08/14 09:33, 12F
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08/14 10:31, 7年前 , 13F
你要複雜嚴謹一點的管裡我是有碰過客戶會先傳一份詢問單
08/14 10:31, 13F
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08/14 10:32, 7年前 , 14F
就等於是窗口跟窗口間的初步確認,之後確認好交期之後才由客
08/14 10:32, 14F
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08/14 10:32, 7年前 , 15F
戶發一份印有先前確認的交期的訂單請供應商簽回
08/14 10:32, 15F
推
08/14 10:57, 7年前 , 16F
重要的聯繫事項(傳真或email)都要當下電話確認有無收
08/14 10:57, 16F
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08/14 10:58, 7年前 , 17F
到 並請對方盡快簽回 否則一旦對方有疏失 有收到也硬
08/14 10:58, 17F
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08/14 10:58, 7年前 , 18F
要推說沒收到
08/14 10:58, 18F
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08/14 13:50, 7年前 , 19F
電話確認(索命連環摳)、簽名回傳(留底當證據)都是很好用的
08/14 13:50, 19F
推
08/14 14:35, 7年前 , 20F
如果不想電話一通一通打，可以發mail給全部的廠商(
08/14 14:35, 20F
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08/14 14:35, 7年前 , 21F
用密件副本就不會讓廠商email外洩)，告知他們有傳真
08/14 14:35, 21F
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08/14 14:35, 7年前 , 22F
採購單，請於規定天數內回傳
08/14 14:35, 22F
推
08/14 19:54, 7年前 , 23F
請導入EDI
08/14 19:54, 23F
推
08/14 21:08, 7年前 , 24F
傳一張就打一通電話，如果一天傳個10張，供應商也會覺
08/14 21:08, 24F
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08/14 21:08, 7年前 , 25F
得你很煩!
08/14 21:08, 25F
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08/14 21:08, 7年前 , 26F
就抓個三天，沒收到回傳再打電話問
08/14 21:08, 26F
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08/14 21:44, 7年前 , 27F
謝謝前輩們的踴躍回覆 :) 依目前的狀況來說，量大時一
08/14 21:44, 27F
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08/14 21:46, 7年前 , 28F
天會傳個15~30張報價單給供應商 所以我應該會採取"記錄"
08/14 21:46, 28F
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08/14 21:47, 7年前 , 29F
的方式，如果3天後沒收到供應商的回傳，再打電話過去詢問
08/14 21:47, 29F
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08/14 21:48, 7年前 , 30F
再次感謝大家提供經驗&討論!
08/14 21:48, 30F
推
08/15 00:25, 7年前 , 31F
供應商業務不會一直追訂單嗎？
08/15 00:25, 31F
噓
08/16 02:45, 7年前 , 32F
現代人都不用電話嘛
08/16 02:45, 32F
推
08/16 03:59, 7年前 , 33F
MAIL提醒後去電
08/16 03:59, 33F
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08/16 04:01, 7年前 , 34F
到底有多少供應商，會算浪費時間沒有效率？確認電話
08/16 04:01, 34F
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08/16 04:01, 7年前 , 35F
一通只要3-5分鐘，而且只要打沒有回報的廠商
08/16 04:01, 35F
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08/16 04:03, 7年前 , 36F
而且去電時請對方下次記得回報，正常公司提醒個兩三
08/16 04:03, 36F
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08/16 04:03, 7年前 , 37F
次就不會忘了
08/16 04:03, 37F
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