[分享] 上班8小時，練習只做重要的事

看板t-management (時間管理)作者melodyliao (樂活心理學)時間10年前 (2015/07/22 15:26)推噓4(4推 0噓 0→)

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工作時間並非越長越好，少做一點照樣可以成功，研究顯示：「如果每周工作60個小時，平均而言，生產力會降低25%。」所以，你需要更有效地分配自己的精力，何不試試這六個「高效率工作流程準則」? 圖文好讀版 http://www.melodyliao.com/2015/07/90_21.html 1. 「先決定要做哪些事」檢查一下你的任務清單，如果充斥著各種任務及其截止日期，那就說明你的工作任務太多。想弄清楚任務清單上哪些該保留，就得估量自己的「個人投資回報」，也就是你對公司而言有多少價值? 如果公司失去你會遭受多大的損失? 然後根據你的個人價值，算出你做的每項工作的價值! 「哪些工作最重要？」——列出你最重要的十項工作職責，這些職責是否與老闆對你的期望相吻合？如果二者相差甚遠，那就說明你沒有為公司貢獻出最大價值。「只保留與目標相關的工作」——勇敢砍掉那些無助你進步的工作，擬一張「不應該做的事情清單」。 2. 「為該做的事規劃時間」給每項任務設定切實可行的最後期限，開始觀察你的時間利用方式，緊抓你注意力集中且精力充沛的時段去完成最重要的工作。減少參加或召開冗長或偏離主題的會議，拒絕你工作範圍之外的雜務 (比如可以說「我樂意效勞，但真的沒有時間！」或者「如果有其他需要幫助的項目，可以告訴我。」) ，在拒絕別人時，要溫和且堅定，但不必解釋你拒絕的原因。 3. 「專注專注專注」各種干擾浪費掉員工28%的時間。遠離那些干擾源，抽根菸、聊個天、上個網、回個Line …. 等等。不要同時處理多項任務，大腦根本不能一心多用，你只是在這些任務之間來回跳躍，每次都會浪費幾秒鐘的時間，日積月累，你就浪費了好幾年。有時我們會因為拖延心態而無法專注，尤其在重要的大任務上。因為較大且重要的任務會讓人焦慮，也無法馬上獲得成就感，所以我們會因此卻步。要避免工作拖延，可以將大任務分割成子任務，並為每一個子任務設定合理的截止期限。 4. 「有效處理訊息」減少每天的message接收量及接收次數 (Email, Line…)，如果可能的話，讓員工幫你分類整理電子郵件，刪除那些浪費時間的郵件、退出那些沒有生產力的郵件群組、停止訂閱那些不看也沒關係的電子報、設定每天幾個固定的時段收信，不要動不動就去收信，那會使你分心。不管是Email或文件，看完訊息後就要下決定，不要堆積。如果email中的事情可以兩分鐘就處理完，就馬上處理掉，不要將你的收件箱當作任務清單或歸檔系統。無論是文件還是 email，都盡可能不要處理兩次以上。 5. 「停止鬼打牆」：良好溝通、解決人的問題在工作中要主動鎖定目標、定好明確的截止日期、清確地傳遞信息。例如，一家汽車零部件生產公司的老總向財務部門要一份成本報價，要用在演講中，他只需要一個很粗略的報價，理論上花幾分鐘即可搞定。遺憾的是相關員工誤解了這項任務，認為老闆要的是一份精確的報價，花費了數小時才完成…. 這種彼此間的誤解浪費時間與金錢，所以在跟團隊或同事溝通時，一定要清晰、簡潔。凡是親力親為也會浪費時間，老闆整天在員工面前追問工作進度，並無法提高員工的工作效率！若你的老闆喜歡緊迫盯人，除了聽命行事，你也可以「以其人之道還治其人之身」，將所有的工作細節向老闆彙報，甚至提前預測老闆的需求，在他開口前就主動彙報所有信息。面對獨斷的機車老闆，你得將一切留下證據。例如接受任務時要求Email形式，這樣一來如果有人責備你失職，可以借這些證據捍衛自己。切勿漠視任何浪費時間的小事，不要為了省錢而浪費時間。假設你的手機只有在電池充滿電後才會顯示電子郵件，一旦忘記充電隔天就會錯過一些重要信息，但儘管換手機要花上萬塊，你還是應該換手機，因為工作效率會提高，你也不會再焦慮。 6. 「做好健康及能量管理」不照料好身體，高效工作便無從談起，過度勞累會令生產力大打折扣。上午和下午要各休息一次，午餐時間便該離開辦公室出去用餐。此外，要盡情享受假期，休息時間就該將工作拋諸腦後，充分地放鬆。睡眠比你想像中還要重要。研究者們通過對5億條Twitter信息進行研究後發現，人們早上和傍晚所發佈的信息顯得更加積極樂觀一些，在下午或夜間發佈的信息則不那麼積極，研究者認為上述情緒變化是由睡眠不足所導致的。「早睡早起」就能保持好狀態。早睡有助於腎上腺分泌（分泌出腎上腺素、皮質醇和脫氫表雄酮），皮質醇能夠讓你保持清醒，而脫氫表雄酮則能夠讓你保持平靜，睡眠越充足，身體所能分泌的脫氫表雄酮就越多。研究也發現，睡午覺（半小時~一小時）可以提高後續的工作效率。身體超重會消耗過多體能，注重飲食均衡不只是為了美麗，也關係到健康與工作效率。康乃爾大學的研究人員指出，「每次只拿兩樣食物」可以讓人少吃21%的食物；由於大腦在進食20分鐘後才接收到「我吃飽了」的信號，所以放慢吃飯速度有益於減少飲食；「更換小一點的餐具」，這樣你會吃少一點。選擇「選擇積極的生活態度」——《小熊維尼歷險記》中的驢子Eeyore總是看到生活的陰暗面，一副悲觀、消極的模樣，跟Eeyore截然不同的是跳跳虎，總是蹦蹦跳跳，對生活充滿熱情，你應該跟跳跳虎一樣積極樂觀，別總認為只有自己最倒霉，你的生活態度將決定你的生活方向，應多接觸生活態度積極的人。還有，「多花些時間跟家人相聚」能讓你的心靈得到慰藉；「多幫助他人」則會讓你的身體分泌腦內啡(endorphin)，讓你更快樂。 -- 輕鬆平衡工作與生活請點 http://www.melodyliao.com ~ -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 1.161.9.248 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/t-management/M.1437549966.A.C7C.html