[心得] Getting Thing Done(GTD)的實做心得

看板t-management (時間管理)作者baijee (baijee)時間20年前 (2005/03/17 01:17)推噓4(4推 0噓 0→)

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GTD(Getting Thing Done)嚴格來說並不算是一個時間管理系統，而是增加效率的一種方法，經過了適應期，我的GTD系統也開始慢慢的步入軌道，在這裡寫出一些我的心得給大家做參考。 GTD最簡單的做法就是：把腦袋給完全清空，你不用再去記憶等一下該做什麼事，把記憶該做的事縮短到2分鐘以內，2分鐘以後的事情便記下來，依照緊急的程度，等到有時間的時候或者是把它插入到行事曆中去處理。以前我的生活是這樣子的：起床，打開電腦，看一下網站…然後想著該做什麼事之後吃午餐，做預定的一些報告，但是因為資料不全所以大部份時間花在資料搜尋身上，原本預計在上課前完成卻因為資料搜尋的關係沒辦法處理完，在做資料搜尋之前又不小心神遊到其它網站(臨時想到要買新的硬碟，所以上網拍搜尋硬碟)…上課，下課，繼續我的報告以及資料搜尋。做到一半又突然想起自己的帳單今天是最後一天，只好衝到便利商店把錢繳掉。回頭做報告，睡覺。計劃隔天去買硬碟。導入GTD後我的生活變這樣子：起床，看一下我的待辦事項清單，把昨天已經列出來報告缺的資料做完資料搜尋，吃午飯的時間順便搜尋了硬碟價格並決定型號，下午把報告完成，做最後潤稿，列印出來，在上課的途中把該繳的帳單繳完，下課回家途中順便買了新硬碟，回家後裝上新硬碟，剩餘時間做自己想做的事，睡覺。一般在時間管理上太多人花費腦力在記"該要做什麼"上，而有些記憶力比較差的人(像是我)，就常常忘東忘西，有時候做事的時候才突然想到某件事情沒做，就這樣突然的雜事插入我原本在做的正事(因為怕待會又忘了只好馬上做)，反而連正事都拖慢了。如果寫在待辦事項清單中，也會因為沒辦法分辨它的緊急程度，反而有可能把緊急的事情放在後面，而較緩和的事情卻最先辦好。工具在時間管理上是相當重要的角色，在我還沒PDA之前，我是使用萬用手冊加上一本筆記簿和隨手貼做分類，現在有了PDA後，因為數位記事的方便，所以整個速度我加快了約一倍。我大致上使用的工具有： 1.隨手貼：用來記錄我臨時想到的事情，未來再整理到記事本或萬用手冊上。 2.萬用手冊：將排程好的事情一步一步做好。 3.記事本：做好待辦事項清單，依照不同的緊急程度把事項排在不同頁次中，這樣我可以快速的判斷不同的緊急程度中哪一項又是要最先做的。另外記事本又分為兩次，一本是待辦事項，另一本是inbox(不知道該怎麼翻)，inbox就是把所有要做的事情都記下來，等空閒的時候再分類入萬用手冊或是記事本上。當一件事情進來了之後，我會先判斷是否可以在2分鐘內完成，如果在2分鐘內可以完成的話我便立刻處理好，超過2分鐘的話我會先記在inbox中，再分類到各工具中。而事件(Event)我分為：也許有一天(不緊急的事件，時間可以拖很遠，像是把要賣的東西弄好po上網) 等待清單(資料已送出但等待回音，通常是分組報告的內容或是等回信的e-mail) 下一步清單(排在今天的行事曆中，知道這件事做完接下來要做什麼事) ∟支援資料(知道做這件事時需要什麼樣的支援) 待辦事項(在Deadline前做好就可以的獨立事件，像是繳電話費) 最後在每一週空出一個晚上做緩衝區，以防止事情沒做完又拖到下個星期，打亂了下個星期的排程。另外每星期花一個小時檢討哪個部份有缺點。現在我大概都維持在兩個星期裡都有排程，因為我還是學生其實要做的事也很單純，不過導入GTD的話，我做事的速度大概快了將近一倍有餘吧，現在買了新PDA 後，因為之前就已經用習慣了，所以用PDA後速度又更快了，分類也不用再重新抄寫，直接複製貼上就行了，省了不少時間。不過據說這套系統用在工作上比較有效，所以目前我算是訓練自己，以後出社會工作後也許這套系統可以派上用場也說不定。 PS.之前我有PO文寫了一些小小心得，這套系統有相關的書籍，我在之前的po文有寫到(關鍵字：GTD)，BTW這本書在金石堂線上購書的價錢比博客來便宜。另外PDA系統我比較推薦Palm系統(目前是使用SONY TH55)，它的軟體較多，很多軟體都是免費的而且整合性也不差，我聽說有在用GTD系統的朋友好像都是用Palm系統PDA 。至於Windows的PDA(PocketPC)我感覺比較不那麼直覺，但是花俏的功能倒不少，但是軟體不多(免費的更少)，也許是我很少接觸的關係吧(笑)。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 59.105.53.115