[分享] 如何列待辦清單？先破除 5 大迷思概念

看板t-management (時間管理)作者asasasasas (心生活運動)時間4年前 (2020/05/28 22:10)推噓0(0推 0噓 0→)

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圖文版請點：https://tinyurl.com/ybxuzmvg 「突然一場大雨，淋濕了全世界。在模糊之中唯一清楚的只有你的臉，突然一陣好奇，將我推到你面前，試著透過你的眼，還原一世的從前。」-戴佩妮《誤解》如果時間管理的終極理想，是為自己打造滿意的時間花園(內容請見舊文)；那麼待辦清單，就是時間花園周遭的交通號誌，它讓人流、物流、資源流一切運作高效且順暢，進而達到時間管理的目的，值得一提它同時是顯而易見可以操作的。高效能的待辦清單就像設計精準的交通號誌，能大大提升我們的時間管理質量；反之，若只是把待辦清單視為許願池和大腦的儲藏室，那就太可惜了。身為列清單習慣受惠者的我，曾經與數名同好成立了「每日待辦清單時間管理Line社群」，後來卻因為沒有釐清待辦清單的迷思概念，不知不覺大家遇上了瓶頸，時而流於形式，時而覺得困惑，時而覺得成效不彰……等。在動手列待辦清單之前，不妨先釐清以下迷思： 1.待辦清單要有開始與截止日期，它不是《阿拉丁神燈》的「那盞神燈」在《阿拉丁神燈》故事中，幸運的持燈人只要擦一下神奇的那盞神燈，就能召喚神燈精靈，順利解決困難，並達成心願。很遺憾的，待辦清單不是這樣神奇的法寶，它不是願望清單，它只能夠告訴我們人生有限的時間和注意力應該要放在哪裡。願望之所以是願望，主要是因為沒有明確的開始和結束期限。一份待辦清單則剛好相反，非常需要開始與截止日期。明確的開始日期，賦予列清單的人動力；具體的截止日期，能給當事人一些緊迫感，也能激勵人們採取行動，並將任務排定優先順序。 2.待辦清單是時間管理的工具，它不是《賣火柴的少女》的「那根火柴棒」列待辦清單，讓它用文字圖像具體呈現在自己的眼前，比用腦中模擬、思考與混淆有效。然而，待辦清單並不能幫助我們完成所有值得關注的大大小小事項，它不是《賣火柴的少女》的「那根火柴棒」，就算用盡所有的火柴，依舊實現不了有生產力的一天那「所有」的任務。 3.待辦事項是拆解後的事件安排，它不是《白雪公主》的「那面魔鏡」神阿！請給我富足，請給我健康，請給我升遷，請給我快樂，請給我從容……。如果我們在待辦清單上列出「要富足、要健康、要升遷、要快樂、要從容……」等，都是徒勞無功，因為任務太廣泛又抽象。這些沒有起點也沒有終點的「待辦事項」，很難獲得處理，就算被執行，也非常模糊沒有系統化；如果執行效率不彰，還會造成或多或少的焦慮。待辦清單不是《白雪公主》的「那面魔鏡」，魔鏡就算總是回答「你是世上最棒的人」，依舊無法把抽象概念換成具體可行的待辦事項內容。與期這樣畫餅充飢，不如務實寫下可以實踐的事實，例如：把「要健康」拆解後的事件安排是：從事OO運動OO分鐘。 4.列待辦事項清單要有節制，它不是《放羊的孩子》的「那句狼來了」人們在列下待辦清單事項的瞬間，常帶來一種愉快感，給人一種心靈上的寄託與成就，好像一切美夢都已成真，不知不覺就越寫越多，洋洋灑灑的寫了一大串任務清單。這樣不切實際的待辦清單事項，造成了注意力分散、自欺欺人、難以管理清單與不斷留下未完成任務的窘境，甚至會拖延症候群。宛如縮時攝影般鉅細靡遺的大型清單，像一道無解的數學題，《放羊的孩子》的「那句狼來了」，久了連自己都懷疑自己的時間運用能力，無法再相信清單的功用，也否定了自己的能力。有節制的待辦事項清單，才是明智的。 5.待辦事項要按目標依序安排，不是《石頭湯》的「那鍋即興大鍋湯」有的時候，我們的待辦清單事項雜亂無章，彼此之間需要不斷切換場景、活動與選擇，到最後讓我們甚至感到困惑，究竟這些待辦事項的目的究竟是什麼！它不是《石頭湯》的「那鍋即興大鍋湯」，有什麼就丟什麼下去煮，而是需要以終為始，審慎把每項任務與特定目標連結，而且是按照特性，並依照優先順序進行。當我們能破除列待辦清單的迷思，瞭解它必須要「有開始與截止日期、拆解成事件、要有節制、要按目標依序安排、是時間管理的工具」，那麼，就能不再誤解，讓待辦清單成為設計精準的交通號誌，有益於打造自己的時間花園。圖文版請點：https://tinyurl.com/ybxuzmvg -- -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 111.82.186.140 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/t-management/M.1590675052.A.909.html