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[閒聊] 在學校總務處實習了幾天...

看板PublicServan (公職)作者 (Lavender)時間15年前 (2011/07/26 21:08), 編輯推噓18(20推 2噓 57→)
留言79則, 26人參與, 最新討論串1/2 (看更多)
今年考上身心障礙特考四等，目前正在學校總務處實習中。之前填志願的時候，身邊的親 友都說學校有多輕鬆，當時只顧慮交通方便與否就填了，結果進來以後，發現這份工作其 實非常忙碌。 我的工作屬於事務組，要管理小額採購、零用金、交通費核發等等，還有其他臨時交辦事 項，當然以上只是志願表裡面的敘述，實際上進來報到以後，我才發現要做的事超多…… 舉凡工友請假、校舍的鑰匙、每個月的飲水機、電氣設備檢查……都屬於我的業務，感覺 真的很惶恐。或許是因為我初次考上吧，以前沒有相關的工作經驗，對那些業務流程很不 熟，一切都要從頭開始學習。 名義上，組長是我的輔導員，可是我們的組長也很忙，每天都看到他坐在位子上忙不停， 或是在跟人談事情。大概是這個緣故，所以主任拜託之前做我這份工作的職務代理人再過 來教我一個星期，但我真的沒有把握在短短一星期內把如此繁雜的業務全部熟悉，有些工 作屬於一個月或固定幾個月才做一次，代理人說因為還沒遇到，也沒辦法先教我。很怕在 一星期過去以後，對自己的業務還半生不熟，也沒有人可以問，真不知道該怎麼辦(因為 組長和主任很忙或是常不在位子上)。 現在連午休時間都拿來利用，一吃完飯就開始狂看前人留在電腦裡的資料，希望能對這個 職務多一點了解，大概我是屬於那種要”複習”很多次才會記起東西的人吧！短時間要消 化那麼多資訊真的蠻困難(就是記性爛)，而且很多東西不是光看資料就會辦的。 而且更讓我頭痛的，就是鑰匙跟零用金了。鑰匙的管理，就是有人來借xx教室或xx辦公室 鑰匙時，要馬上找出來給他，但是我初來乍到，對廣大的校園還不熟，看著教室平面圖也 要找很久orz。更傷腦筋的就是零用金了，因為他一領通常都有六到七萬左右在手上，下 班後，要鎖在抽屜也不安心，帶回家又怕途中被搶，真的是不知道該怎麼處理的東西。旁 邊的出納組長說他的保險櫃可以借我放，但是零用金是要常常拿出來用，時常麻煩人家幫 我開櫃子也不太好意思……結果我還是先帶回家了…… 不知道有沒有前輩能給點建議， 零用金該怎麼保管比較好呢？ 雖然現在是實習，但每天還是過得蠻緊張的，或許這是初到職場的磨練吧…… -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 114.27.240.4 ※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:08)
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07/26 21:11, , 1F
零用金六、七萬其實不多 有些機關多達數十萬 但保險起見還是
07/26 21:11, 1F
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07/26 21:12, , 2F
鎖在保險箱較安心 建議平常多帶幾千元代墊 下班前再將今日
07/26 21:12, 2F
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07/26 21:13, , 3F
代墊的錢從保險箱拿出 這樣每天就只要開關保險箱一次
07/26 21:13, 3F
謝謝你的建議，不過由於保險箱是出納組長在使用，只是順便借我放 而他通常會提早走，下班會沒人可以開櫃子， 所以應該是一段時間才能請他開一次櫃子，拿錢出來補充 這樣他才不會麻煩 (因為他平時也很忙) 我再想想看好了... 不知道可不可以為零用金另外申請一個保險櫃...但看來學校好像沒啥經費... ※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:17) ※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:17)
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07/26 21:29, , 4F
買小型的保險箱應該不會很貴 只是可能會被直接扛走= =
07/26 21:29, 4F
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07/26 21:30, , 5F
哈哈 的確可能被扛走 下次等主任有空我再問他看看好了= =
07/26 21:30, 5F
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07/26 21:31, , 6F
怪的是零用金為何不乾脆給出納管 本機關也是分開管 反而麻煩
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07/26 21:32, , 7F
有些東西如果有做知識管理，例如SOP，對新人或現職
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都蠻方便的
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07/26 21:33, , 9F
在下就是從sop發現零用金歸出納管理手冊 但卻給小額採購保管
07/26 21:33, 9F
其實零用金原本不是我這個職位負責 聽同事說，因為之前財務管理退休了，他的工作沒人做，目前那個缺還沒有人進來 所以他的工作要大家分 像是組長就分到物品管理啊... 我是分到零用金...= = (之前職務代理人的時候就已經分過來了) 當然，因為我本身要作請購，一萬以下的都拿零用金付，放我這是比較方便啦... 只是保管很麻煩，而且還要作零用金的報表...@@ ※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:36)
推
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原PO很在意的話 可以自己做SOP 或者請組長or主任去問
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07/26 21:35, , 11F
其他學校看有沒有類似的檔案可供參考
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07/26 21:38, , 12F
我真的不知道有sop這個東西耶@@ 再去問看看好了 謝謝建議
07/26 21:38, 12F
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07/26 21:43, , 13F
報表不難啦 六、七萬的零用金報表大概只有A4一面 不過零用金
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07/26 21:44, , 14F
撥還之後 是原po還是出納要寫支票去銀行領現金呢
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07/26 21:45, , 15F
剛漏看 應該是組長領回來交由原po保管
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07/26 21:47, , 16F
總務的工作很繁瑣 前幾個月多少會有點混亂 慢慢就會上手 加油
07/26 21:47, 16F
jmes說對了~ 是出納組長去領出來給我保管 報表也是要交給出納組長 所以大概出納也有管這一部份吧 現在我正在混亂中= = 希望能早點上手啊 ※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 21:50)
推
07/26 21:51, , 17F
把零用金帶回家....嘿嘿
07/26 21:51, 17F
噓
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你的工作已經算輕鬆了...真是生在福中不知福...比你累的公
07/26 22:17, 18F
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務員多的是
07/26 22:17, 19F
我發這篇文並沒有抱怨的意思，只是心情抒發，表達我的惶恐而已， 順便問問零用金怎麼管理比較好？ 請問您為什麼要噓我？ 碰錢和財產真的責任很重...新手上路...緊張也有罪嗎= =？
推
07/26 22:28, , 20F
新人遇到新的業務難免緊張,尤其是碰錢和財產的業務,
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07/26 22:29, , 21F
沒有在學校公務體系的公務員不會理解這一塊的辛酸
07/26 22:29, 21F
推
07/26 22:30, , 22F
PK沒必要噓吧，新人會緊張上來問業務很正常啊
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小心不要讓自己賠錢唷~
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07/26 22:31, , 24F
真的沒必要噓,有種媳婦熬成婆的感覺
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※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.240.4 (07/26 22:33)
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07/26 22:34, , 25F
沒有人要比較誰累,這樣比不完吧~~僅僅單純業務上的請教而已
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氣度?
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推
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決定高度
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推
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看了你的工作內容,感覺很瑣碎,有的單位約三個人均攤
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推
07/26 22:47, , 29F
pk不意外，原po不必理他
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07/26 22:47, , 30F
所以,我大概可以了解您的惶恐了
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推
07/26 22:48, , 31F
好好喔，我的單位只有我一個，而且內容還更多 嗚嗚
07/26 22:48, 31F
推
07/26 22:52, , 32F
工友負責零用金和請假,高壓技士兼財管,幹事負責小額採購
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推
07/26 23:00, , 33F
幫推回來 安慰一下原po 小總務工作程序還算簡短 只是很多
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07/26 23:02, , 34F
最累的應該是事務組長 招標程序繁雜多了 而且又必須很小心
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07/26 23:04, , 35F
謝謝你們 我會努力用力學的 !
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推
07/26 23:25, , 36F
我也負責零用金業務,剛開始一個月接覺得碰錢很緊張,後來就沒
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感覺了, 覺得那只是紙...只要給別人錢的時後多算個兩次,每天
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下班記得鎖好抽屜,應該就OK!機關應該有攝影機.只有帳和錢不合
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07/26 23:28, , 39F
時比較會擔心,到底為什麼少兩千,那裡忘了記帳..原PO不要擔心
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07/26 23:29, , 40F
對呀,零用金業務在總務算輕鬆的,當看到採購為了複雜的招標
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07/26 23:30, , 41F
忙的時候,就會慶幸自己只要負責謹慎點把這幾萬元算好就好
07/26 23:30, 41F
推
07/26 23:35, , 42F
PK不意外
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07/26 23:39, , 43F
等原po適應後 就會發現龐雜的業務在大腦裡分門別類 同時思考
07/26 23:39, 43F
推
07/26 23:43, , 44F
pk就是好考年代考上3等了 現在噓新人不手軟 原po不要理他
07/26 23:43, 44F
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07/27 00:09, , 45F
看了工作內容 等到你熟悉流程之後 會好很多 別擔心
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07/27 00:11, , 46F
鑰匙跟平面圖有什麼關係? 自己編號做對照表，鑰匙貼貼紙
07/27 00:11, 46F
有關係啊 因為鑰匙編號不是我編的啊= = 我去那邊的時候，鑰匙就已經都被前人編好了， 老師們來借鑰匙，都是講他要什麼專科教室，或視聽室...等等，不會直接跟你說編號 然後我就要去找平面圖的編號，對照他說的是哪一間，才能找到相對的鑰匙...
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07/27 00:26, , 47F
學校的業務本來就很雜 我一開始考上去學校就接出納跟文書
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07/27 00:26, , 48F
後來又接人事 第一年尤其暑假整個忙到連喝水都沒空
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07/27 00:27, , 49F
因為事情多又瑣碎 加上學校人事流動快 交接不完全
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07/27 00:27, , 50F
不過做久了就會上手了 記得把工作流程記錄下來 有問題就
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07/27 00:28, , 51F
先翻 不行再問 之後就會上手了 最好可以做例行公事表
07/27 00:28, 51F
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07/27 00:29, , 52F
每個月該做的報表公事提前做好核對 就不會被事情追著跑了
07/27 00:29, 52F
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07/27 10:00, , 53F
零用金不要帶回家比較好吧
07/27 10:00, 53F
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07/27 10:00, , 54F
在學校保險箱丟掉還比較沒事 如果是帶回家丟掉就麻煩了
07/27 10:00, 54F
推
07/27 12:08, , 55F
事務組並不輕鬆好嗎？雜七雜八的瑣事都歸這裡了。
07/27 12:08, 55F
推
07/27 15:23, , 56F
後勤官跟補給官比學校總務還賽XD 管軍械槍砲的更賽..
07/27 15:23, 56F
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07/27 15:25, , 57F
萬一40榴搞丟了保證嚇到冷汗直流XD
07/27 15:25, 57F
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07/27 16:43, , 58F
管錢本來就壓力比較大，有啥好噓的 = =
07/27 16:43, 58F
推
07/27 17:26, , 59F
同意xoy
07/27 17:26, 59F
推
07/27 17:41, , 60F
此版本來就是提供同仁交流的地方，有必要動輒就噓人？
07/27 17:41, 60F
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07/27 21:22, , 61F
就連本版版主都喜歡動輒就噓人.鄉民還能寄望什麼交流？
07/27 21:22, 61F
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07/27 21:25, , 62F
本版動輒就噓人的文化久矣.有啥不好噓的？
07/27 21:25, 62F
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07/27 21:30, , 63F
倘若有心達到“請理性發言”的層次.請先將2的功能取消...
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推
07/27 22:32, , 64F
事務組本來就是學校最賽位置
07/27 22:32, 64F
哈哈，真的是比較辛苦 不過主任跟組長人都蠻好的啦 組長說不懂就問，真的做錯了他會頂著 不小心沒弄好的請購單，會計也會打電話過來告訴我怎麼弄 其實是很和善的地方 但就會覺得如果做錯，會對別人不好意思... 不過要完全熟悉真的要很長很長時間... ※ 編輯: tktk1212 來自: 114.27.224.140 (07/28 19:28)
推
07/28 23:30, , 65F
事務組長..用google去找還能找到事務組長的壓力來源(論文
07/28 23:30, 65F
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07/28 23:30, , 66F
總務 採購 工友約雇管理 公產管理...
07/28 23:30, 66F
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07/28 23:31, , 67F
如果你們的公產是那種整個帳都爛掉的就有得你查了
07/28 23:31, 67F
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07/28 23:32, , 68F
目前看到的還不在少數....有的單位已經到了誰接誰就死
07/28 23:32, 68F
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07/28 23:32, , 69F
至於採購的話，希望你們學校不會突然蓋新大樓.....
07/28 23:32, 69F
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07/28 23:34, , 70F
你知道的...學校只有老師可沒什麼工務局 建設課的
07/28 23:34, 70F
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07/28 23:35, , 71F
我們組長好像是學土木 所以蓋新大樓那種都是他在弄@@
07/28 23:35, 71F
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07/28 23:35, , 72F
我只能做小額採購
07/28 23:35, 72F
推
07/29 18:04, , 73F
可以找個時間 把KEY上面也貼上建築物/教室名稱
07/29 18:04, 73F
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07/29 23:31, , 74F
其實KEY上面有名稱0.0 但是因為太多 要靠編號找才快
07/29 23:31, 74F
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07/29 23:32, , 75F
但老師通常只說他要啥教室 不知編號 就要找 很久很久@@
07/29 23:32, 75F
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有的是因為我沒去過的角落 不知道他在說哪裡的鑰匙
07/29 23:32, 76F
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07/29 23:32, , 77F
看來還是要找時間把學校逛透透...(但上班時間不能蹺班啊)
07/29 23:32, 77F
噓
09/24 01:06, , 78F
pk0943就只是個生在早期隨便雜魚爛蝦都能考上的年代
09/24 01:06, 78F
→
09/24 01:06, , 79F
然後以高傲的態度訓斥人 書不知身在現在他根本考不上XD
09/24 01:06, 79F
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