Re: [閒談] 暖市的第三代公文系統
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整體來說電子化的好處一定是大於紙本的
如果有些地方你會覺得紙本比較好
那多半是電子化的系統做得不夠好
例如相容性的問題
如果陳年舊檔會因為相容性問題打不開
那應該是系統本身要被檢討
而不是去想說用紙本的話比較好
大量的紙本檔案衍生的倉儲、檔管歸檔和調卷成本都非常可觀
而且一旦火災或淹水之類的資料就沒了
電子化至少資料還可以異地備援
如果沒有備援機制？那也是系統的問題
至於說開電子文要多花時間我是覺得有點詭異
除非系統設計爛真的開1件文要特別久
不然等個2、3秒跟翻開一件文時間也差不到哪去吧
更不要說你紙本文還要蓋章壓時間寫字
耗費的時間一定會大於按幾下滑鼠左鍵
紙本麻煩的還有附件和歸檔的問題
當一件文附件高達幾十個
甚至附件裡還有附件
用紙本看絕對要花很多時間翻來翻去
承辦人貼標籤也會貼得很辛苦
用電子文可以大幅節省這些時間
包含承辦人印一堆附件 貼一堆標籤花費的時間
還有核稿的長官找到自己想看附件所花的時間
歸檔就更不用說了
編頁碼送檔案室這些繁瑣的動作都省了
滑鼠一鍵搞定
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